Seis situações de desperdício de recursos na escola

A observação atenta dos vários espaços de uma escola revela detalhes sobre inúmeros aspectos. Ao examinar a sala de aula, por exemplo, você tem condições de notar questões ligadas ao relacionamento entre os alunos e o professor, sentir se a organização está da maneira que foi planejada e se o ensino segue o fluxo previsto. Queremos assegurar, então, que mais um tópico entre na sua rotina de reflexões: o desperdício. Ainda pensando na classe, que recursos materiais, humanos e financeiros estão sendo mal utilizados ali dentro? Há carteiras quebradas, livros sem condições de uso, lâmpadas acesas desnecessariamente, docentes no lugar errado? O cuidado com cada um desses itens precisa estar previsto no dia a dia da gestão para que os ajustes não se transformem em uma bola de neve incontrolável.

Nos últimos anos, a quantidade de recursos que chega às escolas públicas aumentou. As equipes que atuam nelas têm ganhado autonomia com a descentralização das decisões, que antes cabiam às secretarias de Educação. Pode-se até considerar que o montante ainda não é suficiente, mas o fato é que com a ampliação dos fundos cresce, também, a responsabilidade em administrá-los. E a destinação adequada costuma representar melhorias no ensino e na aprendizagem.

Sem planejamento e sem acompanhamento, bens e valores podem ser desperdiçados. Portanto, é preciso definir as prioridades, sempre em conjunto com fóruns democráticos como o conselho escolar e a Associação de Pais e Mestres (APM). Andréa Alves Silveira Monteiro, professora de Ciências Contábeis da Faculdade Getulio Vargas (FGV) e diretora financeira do Instituto de Gestão Educacional Signorelli, ambos no Rio de Janeiro, ressalta que, sem a visão geral das necessidades, o diretor não consegue planejar as ações e só resolve os problemas emergenciais. Para tomar decisões mais assertivas, vale consultar as diversas áreas sobre as principais demandas - as merendeiras, por exemplo, sabem se é melhor comprar um novo freezer ou um novo fogão, da mesma maneira que o coordenador pedagógico dirá para quais faixas etárias precisa-se adquirir mais livros.

Conhecer os recursos e os materiais que chegam à escola, os períodos em que eles são disponibilizados, os prazos para que sejam empregados e as restrições de uso também é fundamental. No caso do Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE), uma das principais fontes de financiamento da Educação, o montante recebido pode ser destinado, entre outras coisas, para a realização de pequenos reparos e a aquisição de bens permanentes, mas não pode ser utilizado para pagamentos de água e luz nem para remunerar funcionários.

Prestar contas é outra atividade inerente ao processo de gestão financeira. Além de enviar a documentação exigida pelos programas governamentais para comprovar de que maneira as verbas foram aplicadas, os relatórios, resumidos, devem estar disponíveis para consulta da comunidade, assegurando, assim, a transparência do uso dos repasses recebidos.

Economia e controle

A aplicação adequada dos recursos ainda depende da adoção e do monitoramento de medidas econômicas. "O controle de gastos de energia elétrica, água e material de limpeza, higiene e escritório, assim como a conservação dos equipamentos e bens permanentes garantem a saúde financeira da instituição", afirma Olga Freitas, autora do curso Administração de Materiais, do Profuncionário, do Ministério da Educação (MEC).

Por abranger tantas minúcias, a gestão financeira, administrativa e de pessoal é uma das principais atribuições da direção. "Ela não pode ser relegada a outros funcionários ou ficar à mercê de soluções externas como ainda é muito comum que aconteça", afirma Fernando Coelho, professor de Administração e Políticas Públicas da Universidade de São Paulo (USP). Vale, portanto, que o gestor invista na própria formação e de pessoas da equipe que tenham o perfil mais adequado para auxiliá-lo nessas tarefas. Órgãos de fiscalização e controle como o Tribunal de Contas da União (TCU) e a Controladoria-Geral da União (CGU) disponibilizam cartilhas, como estas, e cursos a distância com orientações sobre como gerir os recursos públicos.

Contar com o apoio da Secretaria de Educação, que tem a responsabilidade de orientar as escolas para lidar com aspectos técnicos e burocráticos, também é essencial (confira depoimentos de uma escola e de uma secretaria sobre essa parceria abaixo). Cabe ao órgão, como administrador de alguns programas públicos, a folha de pagamento dos profissionais e, na maioria dos estados e municípios, as despesas como água, luz e telefone, acompanhar o uso dos recursos, identificar gargalos e elaborar ações que gerem economia. Então, diretor, lembre que você não está sozinho.

• Ouça o depoimento de Eridelto Xavier de Quadros, diretor do CE Leonardo da Vinci, em Dois Vizinhos, a 470 quilômetros de Curitiba:

Mesmo com esses cuidados, muita coisa acaba se perdendo. Para mapear quais são os principais focos de desperdício, GESTÃO ESCOLAR conversou com especialistas, gestores e representantes de secretarias de Educação. A seguir, você confere seis problemas comuns nessa área e as indicações para acabar com eles.

Situação 1: Desrespeito às regras para compras e contratações

A verba mal chega à unidade executora (veja quadro abaixo) e já está comprometida. Há material permanente e de consumo para adquirir, pequenos reparos para fazer, novas atividades para programar. A lista é grande e, se não houver planejamento, o recurso acaba sem que ninguém perceba. Por isso, assim que forem definidas as prioridades, deve-se iniciar o processo de escolha das empresas que vão realizar os serviços ou nas quais serão feitas as compras. Nesse momento, é importante observar as normas que regem essas contratações. Como a escola é uma instituição pública, as aquisições devem estar de acordo com a Lei de Licitações e Contratos (nº 8.666/93). Essa norma prevê quatro modalidades: a dispensa de licitação, a carta- convite, a tomada de preço e a concorrência (veja quadro abaixo).

Todas elas exigem que sejam realizados pelo menos três orçamentos para poder comparar os preços e escolher o melhor prestador de serviço - o mais barato, o que tem melhor qualidade, o que consegue atender no prazo mais adequado etc. Na solicitação enviada ao fornecedor, deve constar o detalhamento do objeto a ser comprado ou da reforma a ser feita. Também é essencial elaborar um projeto básico, que aponte o número de etapas, a especificação do que será feito em cada uma delas, as datas de início e término e o cronograma de pagamento. Só assim se garante que o que está sendo adquirido atende às necessidades.

Ao não seguir essas normas, além de agir ilegalmente, corre-se o grande risco de desperdiçar dinheiro. Isso porque quando se firma um contrato sem comparações, alguém pode acabar comprando um produto mais caro que o dos concorrentes ou um de qualidade mais baixa, o que exigiria uma reposição mais frequente e, assim, um gasto maior.

Outro ponto em que costuma haver irregularidades é a emissão de notas fiscais. Em alguns casos, a equipe gestora acaba fazendo negócios com empresas que não possuem registros oficiais e que, por isso, não emitem o documento. Ao não ter os comprovantes dos pagamentos realizados e dos serviços prestados, a instituição não consegue controlar o uso das verbas e não presta contas adequadamente, o que leva à suspensão ou à perda dos repasses. Nesse último caso, se comprovada alguma aplicação irregular da verba, a unidade executora deverá fazer a devolução dos valores. Quando exige notas fiscais, a escola ainda ajuda o comércio local a sair da informalidade, o que colabora para o desenvolvimento do entorno em que ela está inserida.

Um levantamento informal realizado por Luis Carlos Cazim, coordenador pedagógico da Secretaria Municipal de Educação de Parauapebas, a 718 quilômetros de Belém, revelou que, por desconhecimento das regras dos programas federais, em um ano, oito cidades próximas à dele deixaram de receber, juntas, 8 milhões de reais. Há ainda casos mais graves relacionados a desvios por simulação de despesa ou ao direcionamento de compras, serviços ou obras para uma companhia específica. No levantamento A Gestão Pública e os Desperdícios na Aplicação dos Recursos - Ineficiência dos Controles Internos ou Improbidade Administrativa?, Renato Santos Chavez, auditor federal de Controle Externo do TCU, identificou que, entre os anos de 2002 e 2004, mais de 80% dos municípios dos estados da Bahia, do Maranhão, Pará e Piauí cometeram falhas e irregularidades na utilização dos valores do então chamado Fundo de Manutenção e Desenvolvimento do Ensino Fundamental e de Valorização do Magistério (Fundef), hoje Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb). "Mais do que o prejuízo financeiro, processos irregulares e que não traduzem a realidade dos fatos levam à tomada de decisões inadequadas, uma vez que elas acontecem com base em informações falsas", afirma Renato.

Situação 2: Uso irracional dos recursos naturais

Torneiras abertas enquanto a louça é ensaboada e luzes acesas em salas vazias. Essas situações comuns em muitas escolas revelam, ao mesmo tempo, um grande descaso com o meio ambiente e com a saúde financeira da instituição. E as mudanças são, muitas vezes, simples. Em 2008, por exemplo, um convênio entre a Secretaria de Educação do Estado de São Paulo (SEE-SP) e a AES Eletropaulo para a troca de lâmpadas amarelas para brancas em 468 escolas proporcionou ao órgão uma economia de 1,7 milhão de reais no consumo anual de energia elétrica.

Um bom começo é saber quanto se gasta com cada item. "Diferentes grupos podem se responsabilizar por levantar informações como os períodos e locais em que a luz fica ligada, quais luminárias estão funcionando e quais não e as condições das caixas d’água e das torneiras", sugere Carmenlucia Santos, professora de Tecnologia em Saneamento Ambiental da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Esse esforço pode ser incluído no planejamento dos professores e, assim, inspirar o trabalho em sala de aula.

Ana Leonor Sala Alonso, coordenadora de Infraestrutura e Serviços Escolares da SEE-SP, ressalta a importância do diagnóstico. "As metas devem ser definidas com base em indicadores reais e concretos de cada local", diz. Segundo ela, também é fundamental que a comunidade ajude a traçar os objetivos junto com a equipe gestora: ao participar das discussões, seus membros passam a entender a necessidade de economizar e se esforçam para isso. Por essa razão, reuniões, palestras e grupos de estudo sobre o tema, que incluam todos os segmentos - das merendeiras aos professores, passando pelos pais dos alunos -, são primordiais no esforço de conscientização e envolvimento.

Trocar as mangueiras por baldes e desligar os aparelhos, embora sejam medidas essenciais, não bastam. O plano de ação deve prever a manutenção dos sistemas hidráulico e elétrico e contemplar práticas sustentáveis como o reúso da água, a captação das chuvas e o aproveitamento máximo da luz natural. Com mais verba, pode-se optar por novos equipamentos como torneiras com temporizador e lâmpadas com sensor de movimento.

Para mostrar a efetividade das práticas adotadas, realize mensalmente um levantamento do que foi poupado e compare com os de períodos anteriores. Depois, garanta que os dados cheguem à comunidade por meio de informes nos murais, posts no blog e até reportagens nos veículos de comunicação locais. Dessa maneira, todos enxergam os resultados do esforço e continuam envolvidos na busca por mantê-los e melhorá-los.

Situação 3: Falta de controle e organização do estoque

No início do ano, o almoxarifado registrou a chegada de 50 tubos de cola branca e dez blocos de papel sulfite. Se, no final do primeiro trimestre, restam 40 tubos de cola e um bloco de papel no estoque seria preciso rever a lista a ser adquirida na compra seguinte e diminuir as quantidades, sob o risco de desperdiçar verba e material, afinal o prazo de validade da cola é de 24 meses.

Sem um acompanhamento periódico do uso dos itens, com fichas de controle de entrada e saída, as perdas são iminentes. Por isso, segundo Andréa Monteiro, da FGV, uma boa maneira de definir parâmetros que colaborem para a tomada de decisões é levantar a documentação com o histórico de gastos de três ou quatro meses do ano anterior e fazer uma média de quanto a escola demandou de cada material. Outro detalhe a considerar é a sazonalidade e os projetos previstos. Se no final do ano haverá uma mostra de trabalhos é bem possível que mais cartolinas serão usadas, por exemplo.

Atenção especial aos bens permanentes e produtos de limpeza. Os primeiros, nos quais estão incluídos os mobiliários e os computadores, são parte do patrimônio público e devem ser registrados de uma maneira bem detalhada em um inventário (veja quadro abaixo). Já a organização dos produtos de limpeza está diretamente ligada à elaboração de um cronograma, com a definição de quais espaços receberão faxina em cada dia da semana. Isso facilita o cálculo dos itens necessários para a realização da tarefa, gerando economia. Outra possibilidade para a redução do consumo é dividir os produtos que, geralmente, vêm em embalagens industriais, mais propícias a ser utilizadas sem moderação, em recipientes menores.

A diminuição no uso de materiais de escritório e limpeza, utensílios e equipamentos está diretamente ligada ao armazenamento deles. O almoxarifado, portanto, necessita de higiene, segurança e salubridade, devendo ainda ser de fácil acesso e arejado. De acordo com o módulo Administração de Materiais, do Profuncionário, para conservar os produtos, entre outras coisas, é preciso empilhá-los sem contato direto com o piso, guardar os novos atrás ou embaixo dos que estão armazenados há mais tempo, e ocupar as prateleiras mais baixas com os mais pesados. Já os gêneros alimentícios, como orienta o item Políticas de Alimentação Escolar, também do Profuncionário, precisam ser acondicionados em depósitos próprios, ficar afastados entre si e da parede para que o ar circule e separados de acordo com suas características (enlatados, farináceos, grãos etc.). Para saber se a equipe está conservando corretamente os alimentos, faça o teste do programa do MEC (veja quadro abaixo).

Situação 4: Deterioração e depredação do patrimônio

Quantas vezes algo quebrou na sua escola ao longo do último ano? Quantas lâmpadas precisaram ser trocadas? A deterioração de instalações físicas, equipamentos e mobiliários acontece naturalmente com o uso e gera gastos altos e frequentes. Para enfrentar esse problema, o segredo é a prevenção.

Do ponto de vista estrutural, os gestores devem ficar atentos para as medidas que garantem a conservação do patrimônio. Secretarias de Educação e órgãos responsáveis pelas redes elétrica e hidrossanitária costumam disponibilizar manuais de orientação para a manutenção da infraestrutura. Antes da época das chuvas, vale providenciar a checagem do telhado. Férias e feriados são bons momentos para dedetizar o prédio, evitando a infestação de insetos que danificam o mobiliário, como os cupins (confira outras dicas aqui).

Além disso, há fatores ligados ao comportamento das pessoas que frequentam a instituição e ao clima vigente. Se os alunos depredam móveis ou os vizinhos picham muros, é necessário identificar as causas e resgatar a relação dessas pessoas com a escola. Estudantes, funcionários e professores precisam estar envolvidos constantemente na conservação do patrimônio. Cada grupo de jovens pode, por exemplo, identificar os alvos de destruição, propor soluções e monitorar se as propostas estão sendo eficientes.

Outra dica-chave é não deixar os problemas se acumularem, sob o risco de a situação se agravar e, portanto, exigir mais gastos. Assim que algo quebrar, é bom correr o mais rápido possível atrás de uma solução. Carmenlucia Santos, da Unicamp, sugere a criação de um cronograma de verificações periódicas dividido entre os membros da equipe gestora, sendo que cada pessoa fica responsável por vistoriar uma área. Dessa maneira, detecta-se com agilidade as intervenções necessárias, aumentando a vida útil do patrimônio e evitando a substituição de equipamentos que podem apenas passar por uma simples manutenção. Para que os reparos sejam feitos após a identificação dos problemas, é fundamental planejar e manter uma reserva financeira para utilizar em consertos de emergência.

Situação 5: Materiais guardados, sem uso

De acordo com a pesquisa TIC Educação 2013, realizada pelo Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI), apesar de 99% das escolas públicas urbanas brasileiras possuírem computador, em 22% delas os equipamentos não estão disponíveis para atividades com os alunos. Parte desse problema decorre do fato de muitas instituições, ao receber as máquinas, não as colocar em uso por falta de orientação em relação à instalação ou por ausência de espaço. Agindo dessa maneira, a escola desperdiça verba e a oportunidade de colocar as turmas em contato com materiais que poderiam alavancar o aprendizado.

O fenômeno dos itens que ficam inacessíveis aos estudantes levou Aparecida Paiva, pesquisadora do Centro de Alfabetização, Leitura e Escrita da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), a organizar o livro Literatura Fora da Caixa - O PNBE na Escola (213 págs., Ed. Unesp, tel. 11/3242-7171, 28 reais). PNBE é a sigla para o Programa Nacional Biblioteca da Escola, do MEC, cujo objetivo é promover o incentivo à leitura com o envio de um acervo literário a cada dois anos às instituições públicas. Segundo Aparecida, não raras vezes, as obras nem saem da caixa fazendo com que muitos professores desconheçam que elas chegaram. O mesmo acontece com os livros didáticos. Em alguns locais, crianças e jovens são obrigados a dividir um exemplar, sendo que há volumes que nunca foram abertos. Uma das razões para isso é o fato de a escola receber cada vez mais material, sem que os gestores tenham clareza sobre os programas. O problema é agravado pela falta de projetos institucionais de incentivo à leitura (conheça uma iniciativa nessa área).

O hábito de manter equipamentos fechados e sem uso tem origem na preocupação com a preservação dos bens. No entanto, o desgaste pelo uso faz parte e indica que esses objetos estão cumprindo sua função. Sendo assim, é preciso discutir e conscientizar os alunos sobre a importância da conservação dos recursos para que eles mesmos possam utilizá-los sempre.

A mudança dessa realidade começa pela divulgação para a comunidade de tudo o que ela tem disponível. O processo inclui, ainda, a inserção dos materiais em sala de aula e a organização de ambientes que favoreçam o acesso de todos. No caso dos livros, a biblioteca tem de ser um espaço de leitura de fato e não apenas um lugar onde se guardam os exemplares ou que funcione como sala de reuniões e depósito. Também é fundamental que, ao chegar, as obras sejam catalogadas e apresentadas aos docentes e estudantes. Nos encontros de formação, o coordenador deve trabalhar os novos títulos e debater sugestões para que eles sejam inseridos nas aulas. Para assegurar que eles não se deteriorarem rapidamente, a simples medida de encapá-los já resolve.

Situação 6: Mau gerenciamento da equipe

Inspetores que ficam com muito tempo ocioso, porteiros que têm pouco contato com os responsáveis, coordenador pedagógico que subutiliza o horário de formação. A falta de organização da atuação da equipe causa desperdício de tempo, material e dinheiro, afinal, os funcionários são remunerados para exercer atividades que podem não estar realizando.

Para reverter essa situação, o gestor deve estar atento para que os diversos profissionais tenham clareza sobre suas funções e certeza de que todos estão ali a favor da aprendizagem dos alunos. Dessa maneira, se sentirão parte de um projeto comum e entenderão seu papel no cumprimento das metas.

Um cronograma de ações a ser realizadas, diária ou semanalmente, que seja compartilhado com todos, ajuda nesse processo. É importante criar um espaço de diálogo permanente, em que professores e funcionários possam apresentar dúvidas e dificuldades em relação às tarefas. Atender, na medida do possível, às demandas deles ajuda a mantê-los mobilizados. Ao não conseguir cumprir suas obrigações, eles se sentem frustrados e isso gera mal-entendidos.

Outro aspecto fundamental é oferecer qualificação aos profissionais. A escola precisa ser um espaço de desenvolvimento constante também para quem trabalha nela - e não só para os alunos -, sempre visando a melhoria do serviço. "Quando se ignora a importância desses momentos e os utiliza de maneira inadequada, perde-se a oportunidade de aprimorar o ensino", afirma Fernando, da USP. Ele destaca o problema com as horas-atividades, voltadas para os docentes, e já garantidas pela lei. "Há um gasto muito alto por parte das secretarias para assegurar as reuniões de formação em serviço. Mas muitas instituições as consideram como um tempo em que os educadores podem preparar enfeites de festas ou corrigir a lição de casa", completa.

Para que esses momentos favoreçam a troca de experiências, o diretor deve, entre outras coisas, estabelecer um horário fixo para as reuniões, não usar o tempo para informes administrativos e questões burocráticas e verificar se o que é discutido durante os encontros está tendo impacto positivo nas práticas. Assim, o profissional é valorizado e o trabalho dele é aprimorado.