Organizar e arquivar documentos importantes no final do ano é o primeiro passo para planejar o semestre seguinte. Foto: Shutterstock
O encerramento do ano letivo traz uma série de demandas burocráticas que a escola precisa resolver. Documentos, relatórios, tabulação de dados, portfolio dos alunos… A lista de itens a ser organizados, devolvidos ou descartados é imensa. Esse é o momento de arrumar armários, arrumar materiais e selecionar o que precisa ser arquivado.
Esse trabalho não fica restrito à secretaria. Também o coordenador pedagógico acumula muita papelada e precisa encontrar um tempo livre em meio à correria final para cuidar disso e, assim, dar os primeiros passos no planejamento para o ano seguinte.
A melhor dica é não deixar tudo para a última hora. Costumo organizar os documentos importantes conforme eles aparecem durante o semestre, e oriento os professores a fazer o mesmo, com os arquivos que apoiarão a avaliação e o planejamento das classes. Assim,o fechamento do ano letivo fica muito mais fácil.
Mas como definir o que precisa ser guardado e o que pode ser jogado fora? Isso depende do fluxo de trabalho da sua instituição, do que foi produzido ao longo do ano e até do espaço de armazenamento disponível. Mas podemos pensar em uma lista básica, com aquilo que pode ser mais útil para o coordenador pedagógico:
- Pautas de reuniões de professores e de pais: elas ajudam o coordenador a organizar as próximas reuniões, garantindo uma continuidade entre elas.
- Registros de observações da prática dos professores: ao retomá-los, é possível identificar as necessidades de formação do corpo docente e planejar melhor a formação.
- Relatório dos professores: são importantes para manter registradas eventuais dificuldades dos docentes em sala de aula.
- Tabulação de avaliações: esses diagnósticos, realizados no início e no final de ano, com indicadores de aprendizagem, são materiais que podem ser utilizados novamente em reuniões com a equipe, com o intuito de acompanhar mais de perto o desempenho dos alunos.
- Relatórios de conselhos de classe realizados: os registros dos alunos apresentam necessidades e possíveis ações para melhoria da qualidade do trabalho pedagógico, que certamente terão que ser consideradas no próximo ano.
- Planos semestrais e anuais, projetos e sequências didáticas: o arquivamento desses documentos cria uma memória do que foi realizado em sala de aula e ajuda nas decisões e organizações futuras.
- Planejamento dos professores: bons planejamentos podem ser fonte de consulta para outros docentes que possam assumir turmas na escola, principalmente os novatos.
Além do coordenador pedagógico, os professores também precisam receber orientações sobre o que arquivar. Produções selecionadas dos alunos, relatórios, portfólios, diagnósticos de aprendizagem e avaliações são alguns itens que não devem ser descartados.
Esse processo de organização é essencial para delinear um panorama do ano, analisar as metas alcançadas e definir os desafios para o ano seguinte. A escola precisa deixar tudo em dia, e a equipe de gestão é responsável por isso. Vale a pena!
E você, coordenador, o que considera importante arquivar? Conte para nós!
E este é o meu último post de 2015. Desejo a você ótimas férias e um excelente fim de ano.
Nos vemos em 2016!
Um abraço,
Eduarda