Os dados do Censo Escolar para o planejamento da secretaria

Os dados registrados pelas escolas no Censo Escolar são essenciais para que o governo federal possa planejar suas políticas. Mas quando as secretarias de educação também têm acesso às informações de estudantes, turmas, escolas e profissionais, passam a utilizá-la também para seu planejamento diário. Para isso, as equipes podem fazer o download (isso é, baixar os dados em seu computador) do arquivo no Sistema Educacenso e importar os dados do Censo 2017 utilizando a funcionalidade de Importação do Educacenso na plataforma Conviva.

A seguir, saiba como os municípios gaúchos de Santiago e Bento Gonçalves, que têm diferentes contextos de gestão da educação, estão incluindo esses dados na rotina da secretaria.  

Dados precisam de análise
Os números e nomes que aparecem no Censo Escolar de seu município por si só não colaboram para o planejamento. Para que levem a algum resultado, precisam ser analisados. “Os dados ganham força quando a equipe da secretaria observa as informações disponíveis, identifica os problemas que precisam ser resolvidos e pensa nos próximos passos”, diz Marléa Ramos Alves, articuladora do Conviva no Rio Grande do Sul. É comum as áreas da secretaria trabalharem com diferentes bases de dados, prejudicando o entendimento sobre a rede. “Tendo as informações do Censo reunidos no Conviva, em um mesmo ambiente, o dirigente municipal de educação e sua equipe têm uma visualização ampla do contexto da rede. Isso possibilita uma maior autonomia, rapidez de análise, e facilita as tomadas de decisão a curto, médio e longo prazos”, completa.

Fechamento de 2017, trabalho em 2018, planejamento de 2019
O município de Santiago, no Rio Grande do Sul, faz uso frequente de diversas ferramentas e ambientes da plataforma – foi selecionado como um dos 10 finalistas da ação de Reconhecimento do Conviva em 2017. Mas a equipe notou que depois da importação do Educacenso teve acesso a mais detalhes sobre sua rede, o que ampliou as possibilidades de trabalho. O primeiro passo de Santiago foi organizar as informações de 2017: fizeram um relatório final sobre as 22 escolas, 381 professores, 4 mil estudantes e suas turmas, mesclando os dados do Censo com as sistematizações enviados pelas escolas sobre frequência, nota final, aprovação e reprovação. Em seguida, atualizaram com as informações de 2018: novos estudantes e profissionais foram incluídos e divididos conforme suas turmas. “Neste processo, ficamos com um retrato do município em 2017 e com o panorama deste ano. A atualização foi simples, porque apenas completamos os dados faltantes desde a coleta do censo até hoje e pudemos, inclusive, analisar a progressão dos estudantes. Além de ser um apoio para o trabalho atual, já facilitamos o preenchimento do Censo Escolar de 2018 e a organização para as turmas em 2019”, conta Vanessa Camerini, da equipe técnica da secretaria. Vanessa verificou que os campos de preenchimento das ferramentas de Estudantes e Profissionais do Conviva foram padronizados de acordo com as do Censo. Por isso, estão mais completas e adequadas para quando o município for repassar os dados de 2018.

Planejamento do investimento
Os dados do Censo Escolar de 2017 também são a base de cálculo para transferência de recursos federais a cada um dos municípios. Por isso, ter esse detalhamento em mãos permite controle das verbas que serão recebidas, como as de alimentação, e o quanto o município vai precisar arcar para complementar os custos.

Melhoria na infraestrutura
Quando as ferramentas de Estudantes e Escolas e Matrículas estão preenchidas corretamente, a secretaria de educação pode verificar se as vagas estão bem distribuídas nas turmas ou se há espaços sendo mal aproveitados nas escolas. Com isso, pode planejar a abertura de novas vagas e organizar a lista de espera de novos alunos.

No registro do Censo Escolar, os gestores escolares devem preencher dados sobre a infraestrutura dos prédios – em breve, essas informações também poderão ser importadas para o Conviva, possibilitando outros tipos de planejamento. “Utilizando as ferramentas de Espaços Escolares e Infraestrutura dos prédios, a secretaria de educação tem maior visibilidade de onde devem ser priorizadas as reformas, por exemplo”, indica Marléa.

Depois da importação, os primeiros contatos
Helder Melo, técnico da secretaria municipal de educação de Bento Gonçalves (RS), disse que em 2017 a equipe utilizava algumas funcionalidades do Conviva: lia os textos, informava-se sobre gestão da educação e preenchia parte das ferramentas. Mas quando foi lançada a funcionalidade de Importação do Educacenso, já realizaram o processo imediatamente. “Faz pouco mais de um mês que temos os dados do Censo Escolar no Conviva. São cerca de 1.000 profissionais, 10 mil estudantes e 42 escolas incluídos automaticamente, com dados completos. Depois de toda importação é essencial fazer uma conferência e verificar os eventuais erros, e é neste momento em que estamos”, conta. “Antes tínhamos chegado a preencher manualmente alguns dos dados de estudantes, mas não daríamos conta de ter as informações de todas as matrículas”. A equipe tem previsão de passar a utilizar as ferramentas de Rota de Transporte Escolar e de Profissionais, e para isso precisa articular com outros setores e escolas o complemento de informações necessárias.

Organização das áreas de alimentação e do transporte
Embora as diferentes áreas de gestão tenham suas particularidades, são interligadas. Por isso, quando há um completo registro dos estudantes da rede, por exemplo, a gestão da alimentação e do transporte ficam facilitadas.

Vanessa, de Santiago, explica: “Antes de fazer a importação do Educacenso não tínhamos os endereços de todos os estudantes. Mas depois que as informações ficaram ao nosso alcance, passamos a ter mais precisão do serviço prestado entre as residências e as escolas utilizando a ferramenta de Rota de Transporte Escolar do Conviva”. Analisando a rede, é possível verificar se todos os estudantes estão sendo atendidos, se as linhas atuais precisam ser ampliadas ou adaptadas de acordo com a demanda, possibilitando a otimização dos custos.

Ter os dados dos estudantes em dia também contribuiu para a gestão da alimentação: em Santiago as escolas encaminham relatórios à secretaria indicando entradas e transferências de estudantes. A equipe responsável sistematiza os dados da rede e encaminha as informações para a nutricionista, que planeja a quantidade de alimentos que segue para cada instituição.

Formação dos profissionais e contratação
Quando os dados do Educacenso são importados para o Conviva, a ferramenta de Profissionais é preenchida automaticamente com os dados dos professores. Isso facilita o planejamento de formação continuada: a secretaria consegue verificar quem está em cada escola, montar um cronograma de cursos e momentos de estudo e ver detalhes sobre o percurso profissional de cada um. Além disso, passa a ter mapeado quantos são os estudantes de cada turma e se é necessário apoio de outros profissionais durante as horas de formação de seus educadores.

Esse panorama também contribui para o planejamento sobre a contratação de novos profissionais: analisando quantos educadores e crianças já estão nas salas de aula, a secretaria verifica se há necessidade de fazer novos processos seletivos ou convocar profissionais já aprovados anteriormente em concursos.

Monitoramento do PME
Na ferramenta de Plano Municipal de Educação (PME) é simples verificar os avanços e o quanto falta para o atingimento das metas. Com os dados preenchidos corretamente, tanto do Censo Escolar 2017 quanto de outras informações já registradas, a secretaria pode verificar a evolução de diversos indicadores. Uma possibilidade é o acompanhamento do atendimento quantitativo das crianças da creche ou pré-escola, histórico que pode ser apresentado para outras áreas da prefeitura ou para a sociedade em geral.

Multiplicação das informações
O técnico da secretaria que realiza a Importação dos Dados do Educacenso para o Conviva tem um papel essencial: além de se responsabilizar pelo lado técnico do processo, também pode ter um papel de compartilhar com o restante de sua secretaria quais dados estão disponíveis para o trabalho diário, chamando atenção das diferentes áreas. Já a secretaria como um todo precisa estar mobilizada para analisar seus dados e planejar os próximos passos, assim ocorreu nas gaúchas Santiago e Bento Gonçalves.

A equipe de Santiago, então, foi além. Apresentou sua experiência na importação do Educacenso e falou sobre o uso do Conviva para os municípios da região central do Rio Grande do Sul, vizinhos ao seu (conforme foto acima). “No nosso grupo de whatsapp, por email ou telefone muitas vezes tiro dúvidas e trocamos experiências sobre as possibilidades de trabalho. Quando conversamos com equipes da mesma região, todos aprendem e crescem. Muitas vezes, os outros municípios mostram receio de fazer a importação porque temem perder os dados já incluídos. Outros, veem a importação como primeiro passo para utilizar o Conviva e organizar a gestão da educação na plataforma”, conta Vanessa.

 

 

*Este texto foi publicado originalmente na plataforma Conviva Educação e adaptado para o site de Gestão Escolar.

Conviva Educação é uma iniciativa da Undime e 12 instituições criada em 2013 para apoiar os Dirigentes Municipais de Educação no trabalho cotidiano. Há conteúdos, ferramentas e áreas de trocas de experiências disponibilizadas gratuitamente. Para conhecer, acesse: www.convivaeducacao.org.br.

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