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Gestão de materiais doados

Mais do que receber os donativos, é preciso documentar a entrega e planejar o uso

POR:
Karina Padial
Mais do que receber os donativos, é preciso documentar a entrega e planejar o uso. Daniel Bueno

A escola arrecadou dezenas de livros depois de organizar uma campanha que envolveu a comunidade. Um escritório local trocou os computadores de seus funcionários e doou os equipamentos antigos ao laboratório de informática. A associação do bairro angariou uma quantia em dinheiro para o transporte de alunos a um determinado passeio. Situações similares a essas provavelmente já foram vivenciadas em sua unidade. As doações geralmente são bem-vindas, mas, antes de sair usando e comemorando as aquisições, é preciso ficar atento ao registro, à organização e à disposição dos novos bens. Distribuí-los aleatoriamente pelos espaços sem um planejamento prévio ou juntá-los todos em um canto com a promessa de que um dia serão colocados em uso impede o acesso dos alunos a ferramentas que podem ser úteis ao processo de aprendizagem - além, é claro, de desestimular novas remessas. Também são necessários cuidados com os procedimentos adotados para cada tipo de objeto, já que muitos exigem uma documentação específica para ser incorporados ao patrimônio público. A seguir, GESTÃO ESCOLAR apresenta seis pontos importantes para garantir o encaminhamento correto dos donativos.

1 Produzir o termo de doação

Antes de colocar os materiais em uso, providencie alguns documentos. No caso de bens permanentes - mobiliário, eletroeletrônicos, equipamentos, utensílios de cozinha e veículos -, um termo de doação dos objetos, que devem ser oferecidos de maneira irrevogável, inicia o processo de incorporação deles ao patrimônio da Secretaria da Educação - perceba que a escola não é dona das peças que abriga. Algumas Secretarias oferecem modelo do formulário, que precisa ser enviado a elas junto com a nota fiscal do produto e as descrições detalhadas - valor estimado, quantidade e estado de conservação. Concluído o trâmite, todos os itens ganham chapas metálicas - ou etiquetas no caso de softwares e hardwares -, cuja numeração deverá integrar o inventário da escola. Quando se trata de bens de consumo - livros, materiais de escritório, de higiene pessoal e de limpeza -, dispensa-se esse procedimento e basta o registro escrito do recebimento. Não se esqueça de conferir se todos os materiais que constam no termo foram entregues.

2 Armazenar os registros

Guarde cópia de toda a documentação no cadastro patrimonial da escola. A recomendação da Secretaria da Educação do Estado de São Paulo é que cada instituição mantenha um arquivo, pasta ou caderno com a relação de todos os bens, organizado e atualizado frequentemente para ajudar no controle do consumo e da manutenção.

3 Planejar o uso dos materiais

"Dependendo da natureza do item, é fundamental planejar onde colocá-lo e, principalmente, como usá-lo de forma pedagógica", alerta Olga Freitas, autora do curso Administração de Materiais, do programa Profuncionário, do Ministério da Educação (MEC). No caso de a unidade receber alguns jogos de tabuleiro, por exemplo, a equipe gestora avalia de que forma eles serão empregados pelos professores para ensinar, para qual faixa etária são recomendados e em qual local serão colocados. Computadores devem ser instalados na sala dos professores, na diretoria, no laboratório de informática ou na secretaria? Uma consulta à comunidade interna e aos interessados ajudará na decisão.

4 Informar o conselho

Quando a escola receber uma doação em dinheiro que não tenha uma destinação específica, é importante o conselho escolar participar, junto com a equipe gestora, da decisão sobre o seu uso. Dessa forma, é possível rever as prioridades e atender a elas. Para Maura Barbosa, consultora de GESTÃO ESCOLAR, é interessante o conselho também se preocupar em prestar contas para o doador. Essa prática favorece a transparência da gestão financeira e permite que a pessoa ou empresa que fez a remessa acompanhe os resultados de sua contribuição. Por essa razão, também a comunidade escolar espera ser informada sobre como as doações estão sendo utilizadas - quaisquer que sejam elas. Esse comunicado pode ser feito por meio de cartazes, em reuniões específicas ou pelo site da instituição. É assim que as informações da EE Dom Aquino Corrêa, em Juruena, a 830 quilômetros de Cuiabá, são disponibilizadas: "Depois de notificarmos o conselho sobre os materiais recebidos, os dados do doador e do uso daqueles itens vão para o nosso blog", afirma o diretor, Edilso Bratkoski.

5 Realizar a manutenção e a limpeza

Antes de disponibilizar os objetos para a equipe ou para os alunos, verifique se eles estão em condições de uso. Móveis, por exemplo, não podem ter pregos ou parafusos soltos. Aparelhos eletroeletrônicos necessitam de voltagem compatível com a rede elétrica. Edilso Bratkoski fica de olho na limpeza dos livros e das revistas que frequentemente chegam à instituição. "Os exemplares antigos ficam em quarentena para verificarmos se há cupim ou traça. Depois disso, a bibliotecária faz a higienização passando um pincel de cerdas macias em cada página. Só então as obras são cadastradas no sistema e ficam prontas para a locação", afirma ele, que fez um curso de conservação de bibliotecas.

6 Preservar os itens

Organizar um cronograma de manutenção dos materiais é uma forma de conservá-los e evitar gastos maiores. "O calendário deve ser do conhecimento de todos para haver um acompanhamento efetivo", diz Olga Freitas. Tornar o aluno um agente ativo nesse processo é interessante. Para a especialista, o estudante pode ser estimulado a verificar o que precisa de reparo nos espaços que utiliza - sala de aula, refeitório, banheiro etc. : "Um trabalho com base em diálogo e atividades com foco na preservação desperta o sentimento de pertencimento e, assim, ele passa a se sentir responsável pelo patrimônio".

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