Documentos escolares, uma questão de ordem

Prontuários, atas, projetos, fichários, autorizações, planos, prestações de contas... A pilha de documentos em cima (e até ao redor) da mesa do gestor às vezes assusta. Embora a informatização ajude a organizar tudo isso, muitas escolas ainda preferem o papel para elaborar seus registros. Porém, para não se perder em um mar de formulários, é preciso ordem. Quanto mais tempo você passar acumulando papelada, mais difícil será resolver o problema. Ou seja, não vale adiar a arrumação. Até porque a arrumação do ambiente administrativo costuma ser referência para funcionários, professores e alunos. "Uma instituição organizada tem mais credibilidade", diz Mariângela Camba, professora de Gestão Escolar na Trevisan Escola de Negócios, em São Paulo, e ex-dirigente regional da Secretaria da Educação do Estado de São Paulo, com anos de experiência como diretora.

A boa notícia é que ninguém precisa fazer tudo sozinho, até porque a equipe - que também utiliza os papéis no dia a dia - tem de ajudar. "O diretor pode delegar ao secretário a função de guardião dos documentos e ao coordenador a missão de cuidar dos registros pedagógicos", acrescenta Mariângela.

Para Clóvis Roberto dos Santos, professor do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo, campus Piuma, o gestor deve tratar da burocracia de tal forma que ela não se torne um fim em si mesma: "Eu vejo o diretor escolar como um macrocoordenador, preocupando-se mais com as atividades-fim do que com as atividades-meio, já que essas podem ser perfeitamente delegadas ao vice-diretor e aos auxiliares administrativos", diz.

Uma unidade considerada exemplar quando o assunto é organização é a EMEIEF Professora Mariângela Ferreira Aranda Fuzetto, uma das cinco escolas supervisionadas por Ana Lúcia Toledo dos Santos, coordenadora de serviços educacionais no município de Santo André, na Grande São Paulo. Em duas pequenas salas, onde funcionam a diretoria e a secretaria, arquivos grandes com pastas e livros de atas abrigam toda a vida do colégio, incluindo registros dos estudantes, professores, funcionários e do próprio prédio. "Não adianta ter os documentos se eles não estiverem em ordem para que possam ser encontrados", comenta Ana Lúcia.

Os prontuários dos atuais alunos ficam em envelopes individuais, etiquetados e classificados em ordem alfabética e guardados em pastas específicas para cada classe. Os documentos de funcionários são organizados da mesma maneira e o dos professores, em pastas com plásticos internos, para facilitar a separação dos itens importantes. O arquivo morto - depósito de papéis antigos que, pela importância, não podem ser descartados - fica em um outro espaço, dentro de pastas identificadas pelo ano. "Assim tudo fica fácil de achar. Nunca passei por uma situação de aperto", conta a diretora, Mirian Conrado Wiesmann.

Arquivos eletrônicos facilitam a consulta e a atualização dos documentos

Na EE Avelino Antônio Vieira, localizada em Curitiba, há dois pequenos ambientes reservados à secretaria: um com registros de estudantes e professores inativos e outro com material dos ativos. Por considerar a documentação o "coração" da escola, a diretora, Tânia Mara Moraes Cordeiro, digitalizou todos os arquivos, aproveitando o fato de o governo do estado do Paraná ter um sistema de processamento de dados para esse fim: "O aluno pode acessar de casa o boletim, com as notas e as faltas. Os históricos escolares também estarão disponíveis no futuro", explica Tânia.

Já na EMEF José Bonifácio, em Novo Hamburgo, a 43 quilômetros de Porto Alegre, a informatização foi mais longe. "Os ofícios, projetos, informativos para as famílias ou para os professores, registros em fotos e históricos estão no sistema online municipal", conta a diretora, Renata Crislaine Schu de Souza. Cada professor e gestor tem um e-mail institucional, que facilita a comunicação interna. "De tempos em tempos, gravamos CDs ou DVDs para arquivar as informações", diz ela. Nesse caso, é importante ordenar os dados, identificar os CDs e DVDs com os conteúdos e as datas e guardá-los corretamente.

Atualmente, o diário de frequência das turmas já vai direto para o sistema e as avaliações individuais - com o parecer dos professores - estão acessíveis na rede virtual da Secretaria Municipal, que disponibiliza um acesso restrito para os gestores: "Dessa forma, qualquer escola da cidade poderá imprimir a avaliação de um aluno recém-transferido, por exemplo. O melhor de tudo é a possibilidade de localizar os materiais a qualquer momento, dispensando buscas em pastas e gavetas. Isso agiliza muito os processos de trabalho", afirma Renata.

A vantagem de manter papéis e arquivos digitais em ordem é exatamente a rapidez. Você pode até gastar algumas horas para classificar a documentação com sua equipe e pensar numa maneira de sistematizá-la. Porém na hora de consultar uma planilha, procurar o telefone de um aluno ou conferir a documentação de um professor, vai perceber que ganhou algo muito precioso: tempo.