Como fazer uma reunião de feedback com os funcionários

Quando um chefe chama um funcionário para falar sobre trabalho, é para passar mais tarefas ou para dar bronca, certo? Pois não é assim que deveria ser. Uma conversa desse tipo se torna mais produtiva quando o objetivo é avaliar o que está sendo feito e dar orientações sobre como as atividades podem ser mais bem realizadas. Você, diretor escolar, como gestor, deve reservar em sua rotina momentos para dar feedback - nome em inglês para a nossa conhecida devolutiva, ou retorno - a todos os seus colaboradores. Afinal, não se pode esperar até o fim do ano para dizer ao auxiliar de serviços gerais, por exemplo, que os alunos não estão recebendo o pátio em condições ideais de limpeza na hora do recreio. "O feedback não pode ser um procedimento eventual, muito menos ser usado apenas em momentos de insatisfação. Ele é um instrumento de acompanhamento que deve constar da agenda do gestor e ter objetivos bem definidos", explica Renata Kurth, professora do departamento de Administração da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-Rio).

Isso significa que o diretor deve sempre chamar seus colaboradores da equipe gestora e os funcionários para elogiar um trabalho bem realizado ou alertar sobre as atitudes que não condizem com o projeto político-pedagógico da escola. Faz parte das virtudes de liderança avaliar quando as intervenções pontuais são necessárias. Contudo, estabelecer uma frequência para essas conversas - que podem ser mensais, bimestrais ou trimestrais, de acordo com as características da instituição - tem algumas vantagens. Em primeiro lugar, isso possibilita levantar com antecedência as informações necessárias sobre o trabalho da pessoa para embasar o encontro. Dessa forma, as observações terão consistência e não se basearão apenas em "achismos". Além disso, a pauta bem definida facilita o diálogo e dá uma característica formativa a esses momentos. "Não se trata de criticar atitudes pessoais. A devolutiva é uma maneira de refletir sobre o papel de educador", explica Alaísa Favaro, formadora de gestores da Secretaria de Educação de João Neiva, a 76 quilômetros de Vitória.

Para que a conversa aconteça sem atropelos, é preciso tomar alguns cuidados, como escolher o local adequado e ter uma postura acolhedora a fim de que o avaliado se abra para ouvir observações e propostas e se sinta à vontade para dar opiniões (leia o passo a passo de um bom feedback na próxima página). Sim, saber ouvir também é uma etapa importante. Para preparar para essa etapa, é interessante o gestor fazer uma autoavaliação, perguntando-se sempre se está oferecendo as devidas condições de trabalho e dando o apoio necessário à equipe.

Após avaliar o desempenho e ouvir as observações feitas pelo funcionário, o próximo passo é se focar na proposição de soluções. Afinal, só faz sentido pontuar os erros quando há um planejamento para corrigi-los e nortear as futuras ações. Por isso, a devolutiva pressupõe um pacto entre ambas as partes de como e quando serão implementadas as mudanças. O ideal é que as metas sejam estabelecidas em conjunto. "Quando o educador tem a oportunidade de opinar sobre o que ele pode fazer para melhorar dentro de suas possibilidades, o comprometimento acaba sendo maior", diz Alaísa.

Avaliação de projetos coletivos requer mais cuidados

Questões pontuais de comportamento ou de desempenho individual devem ser tratadas em conversas particulares. No entanto, o feedback também pode ser feito coletivamente. Esse recurso é bastante útil para avaliar projetos e atividades que envolveram mais de uma pessoa. Mas atenção: nesse caso, deve-se redobrar o cuidado a fim não expor ninguém publicamente. E a cautela não pode se limitar a não citar nomes, pois, pela simples descrição do ocorrido, é possível saber de quem se está falando - afinal, o trabalho foi realizado em grupo. Por isso, não é bom ilustrar o discurso com exemplos. "O recomendável é analisar as consequências dos problemas sobre os resultados do projeto e, da mesma forma que no retorno individual, discutir e selar objetivos para que os próximos sejam mais produtivos", recomenda Renata.

Cinco passos para um bom feedback

A reunião de devolutiva com os funcionários deve sempre ser uma conversa franca entre o gestor e o profisional. Mas é preciso tomar alguns cuidados. Na hora de apontar as falhas, a objetividade é fundamental. Trazer à tona acontecimentos passados há muito tempo só faz sentido se eles tiverem conexão com o que vai ser discutido. Da mesma forma, as críticas e os elogios devem ser relacionados ao que acontece na escola. A seguir, as etapas de um bom feedback.

1. Escolha o lugar adequado

Ouvir críticas sobre o próprio trabalho é uma situação que pode gerar desconforto. Por isso, marque uma reunião explicando qual é o assunto e escolha um local onde se possa conversar com privacidade e sem interferências.

Evite Abordar a pessoa de surpresa e em locais de movimento, como corredores e sala de professor.

2. Comece pelos pontos positivos

Reconheça o valor do profissional. Destaque as características que evidenciem a importância dele no grupo - a iniciativa de elaborar projetos didáticos, a capacidade de mobilizar os colegas etc.

Evite Ceder ao impulso de ir direto ao assunto que lhe incomoda. Analisar primeiro as qualidades indica que sua postura crítica é construtiva.

3. Aponte o que precisa mudar

Procure apresentar justificativas para as críticas, tendo cuidado de se dirigir apenas às atitudes. A um professor pouco assíduo, por exemplo, diga que as faltas atrasam o cronograma e os alunos perdem com isso.

Evite Afetar pessoalmente o interlocutor, por meio de frases como "você é uma pessoa irresponsável" ou "é difícil trabalhar com você".

4. Inverta os papéis

Pergunte se o funcionário está satisfeito com as condições de trabalho e o ambiente da escola. Peça sugestões de como melhorar os pontos em que ele julga haver falhas e sobre como você pode ajudar nesse processo.

Evite Elaborar perguntas muito amplas, que dão abertura a repostas vagas.

5. Estabeleça metas

O feedback não tem sentido se não tiver como foco resolver os problemas. Guarde por escrito as ações que devem ser colocadas em prática e peça para que a pessoa avaliada também tome notas. Por fim, agende a próxima conversa.

Evite Desconsiderar os registros das resoluções decididas nas reuniões anteriores. Eles devem ser o ponto de partida das próximas devolutivas.