Como e por que manter o histórico escolar dos alunos em ordem

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A situação se repete durante o ano todo, mas no final de ano é mais frequente: por causa de mudança de bairro ou até mesmo de cidade, os pais requisitam o histórico escolar do filho para transferi-lo de unidade. Quando faltam informações sobre o desempenho nos anos anteriores e frequência, atender a um pedido como esse pode ser um processo complicado. Para que isso não ocorra, é importante que você, diretor, oriente a equipe da secretaria a manter os dados dos estudantes sempre organizados. Embora as escolas deem certo prazo para os responsáveis entregarem o histórico para a efetivação da matrícula, o ideal é demorar no máximo 30 dias para atender a essa solicitação.

Além de ser um pré-requisito para a transferência, a apresentação do histórico é indispensável para a continuidade dos estudos tanto no Ensino Médio como no Ensino Superior. Ele contém os dados pessoais do estudante, o nome das instituições que ele frequentou, o tempo permanecido em cada uma delas e o detalhamento das notas obtidas em todas as disciplinas - separadas por ano cursado. Se o aluno pulou de série por decisão da escola, se afastou por motivos médicos por tempo suficiente para perder um ano letivo ou se submeteu a um teste de nivelamento, por ter vindo de uma instituição que não expediu histórico escolar, são observações relevantes, que devem ser registradas e arquivadas numa pasta específica para o estudante.

Muitas Secretarias de Educação dispõem de um modelo que é disponibilizado para as escolas e algumas têm unificados os dados de todos os alunos da rede - o que facilita as transferências e o acesso às informações. Mas a escola pode também buscar alternativas próprias. A EE Atheneu Norte Rio Grandense, em Natal, se antecipou à informatização que está implantada apenas em algumas unidades do estado. Para agilizar a expedição de documentos, ela desenvolveu um programa próprio, em parceria com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN). "O histórico, que antes demorava quase um mês para ficar pronto, hoje sai praticamente na hora", conta o vice-diretor, Bartolomeu Silva Carneiro.

Geralmente, é o funcionário da secretaria da escola que cuida dos documentos, sob a supervisão do diretor. Ele deve observar se há cópias arquivadas de documentos importantes do aluno, que garantirão a precisão dos dados no histórico, tais como: 

- Certidão de nascimento ou carteira de identidade; 

- Ficha de acompanhamento do aluno; e 

- Históricos escolares anteriores, quando houver.

"Dessa forma, não há risco de o processo de elaboração de uma segunda via atrasar a emissão do histórico", explica Auxiliadora Albano, subcoordenadora de inspeção escolar da Secretaria de Educação do Estado do Rio Grande do Norte.

Se ocorrer de faltar o histórico da última instituição por onde o estudante passou, a família, a secretária da escola ou até mesmo o diretor deve entrar em contato com a equipe daquela unidade para conseguir uma via do documento. "Caso haja alguma dificuldade ou se a resposta não vier dentro do prazo combinado, é preciso acionar a Secretaria de Educação para fazer essa intermediação, principalmente se a escola pertencer a outra rede de ensino", diz Márcio Rodrigues Bastos, coordenador pedagógico da Secretaria de Educação de Alto Paraíso de Goiás, a 422 quilômetros de Goiânia.

Ao matricular um aluno, a equipe gestora pode aceitar uma declaração provisória da escola anterior até que a o histórico escolar seja entregue. No caso de Escolas de Jovens e Adultos (EJA), a apresentação desse documento não é obrigatória, pois os conhecimentos adquiridos poderão ser reconhecidos por meio de exames específicos.

Infográfico aponta os itens essenciais sobre os documentos dos alunos