Como garantir reuniões produtivas

Apesar de todos os participantes terem sido avisados com antecedência, o encontro começa com 15 minutos de atraso. No meio do debate - que deveria ser sobre o desempenho dos alunos -, alguém coloca em pauta a organização da festa de fim de ano. O tempo vai avançando e chega a hora de encerrar a conversa. Por fim, ninguém sabe ao certo como tudo (ou nada) ficou resolvido a respeito do assunto que motivou o encontro. Não é à toa que as reuniões têm fama de dispensáveis, cansativas e improdutivas. Porém elas são um instrumento poderoso na mão do gestor quando bem usadas. "Essa é uma ferramenta importante de inclusão e de entrosamento da equipe que não pode ser desmoralizada e precisa ser respeitada", diz Maria Aparecida Monteiro, coordenadora da pós- graduação em Docência do Ensino Superior do Instituto Paranaense de Ensino, em Maringá, a 434 quilômetros de Curitiba. "Quando o gestor atua como mediador e incentiva todos a propor ideias, ele afasta o autoritarismo, faz com que o encontro seja produtivo e impede o 'deixa rolar', que não leva aos objetivos iniciais." Alcançar bons resultados, portanto, depende da condução do evento, que deve ser feita com profissionalismo, transparência e respeito pelos participantes. A seguir, você confere cinco pontos essenciais para fazer reuniões eficientes.

1. Definir a pauta

O primeiro passo é identificar claramente o que será discutido. Procure levantar os assuntos e organize a pauta. Com metas claras, fica mais fácil manter o foco. "A reunião deve servir para apresentar a questão à equipe e buscar propostas em conjunto", explica Eder Polizei, coordenador do curso de Administração da Universidade Metodista, em São Bernardo do Campo, município da Grande São Paulo. A pauta não é apenas um registro dos itens que serão discutidos. Ao elaborá-la, procure antecipar a melhor maneira de colocar o tema em discussão, envolver o grupo e organizar as pessoas para que haja uma maior interação. Para isso, procure conhecer o que os participantes já sabem e o que precisam saber, que material é possível utilizar para aprofundar as discussões e como sistematizar cada parte do encontro.

2. Marcar com antecedência

A próxima etapa é redigir a convocação ou o convite. Dependendo da situação, informe nesse texto o nome dos participantes, os motivos para a realização da reunião, os tópicos que serão discutidos, a data, o local e a duração prevista do encontro. Depois, basta enviar o documento a todos por e-mail ou afixá-lo no quadro de avisos da sala dos professores. Para reuniões menores e com apenas um tema, é possível avisar pessoalmente cada um dos envolvidos. A organização prévia da agenda ajuda os participantes a se planejar e a se preparar para o debate, trazendo informações pesquisadas e ideias. Outro ponto importante é chamar apenas as pessoas necessárias à discussão do tema - para que o encontro seja mais produtivo. "É importante o gestor avaliar previamente se o perfil dos convocados contribui efetivamente para a busca de soluções", explica Eder Polizei.

3. Administrar o tempo

Todos sabem que o tempo é um bem cada vez mais escasso. Por isso, reuniões têm de ter hora para começar e para terminar. Essa é uma demonstração de respeito. Chegue ao local antes da hora marcada para acolher o grupo. Manter um relógio por perto é uma boa maneira de administrar o ritmo. Antecipe no planejamento a duração prevista de cada tópico de discussão. A ideia não é criar uma camisa de força (é claro que alguns assuntos podem roubar uns minutos de outros), mas prever uma distribuição de maneira que todas as questões possam ser abordadas. Se possível, peça que alguém controle o andamento da discussão (alertando os participantes passados os primeiros dez minutos de debate, toda vez que a conversa se estende demais e quando faltarem dez minutos para o término). Dessa maneira, a atenção não se desvia da pauta combinada nem se cria uma brecha para surgirem assuntos paralelos, que sempre causam desperdício de tempo. Outra possibilidade interessante é registrar num cartaz o roteiro da reunião para compartilhá-lo com o grupo e fazer com que todos se responsabilizem pela realização da pauta.

4. Coordenar as discussões

O sucesso de uma reunião está diretamente ligado ao desempenho do coordenador ao mediar as discussões. Afinal, é ele quem conduz os participantes até o objetivo (tomar uma decisão, apontar caminhos para o futuro etc.). Antes de tudo, indique alguém para anotar o desenvolvimento da pauta. Esses registros ajudarão a organizar os passos após a reunião. Caso um participante proponha um novo tema, sugira outro encontro para tratar dele. Cuide também para evitar que alguém monopolize a discussão ou que se formem conversas paralelas. Convide os que falam pouco a se posicionar e mostre que a participação é importante para a construção de uma equipe cooperativa. Ao longo da discussão, tente esgotar cada item. Ou seja, não pule de um assunto para outro sem fechar o anterior. À medida que surgirem soluções para os problemas, delegue tarefas e incentive as pessoas a assumir responsabilidades. Em muitos casos, é necessário agendar novos horários para acompanhar o andamento dos trabalhos. Assim, todos entendem que têm prazo para realizar as tarefas e percebem que não estão sozinhos.

5. Encerrar e fazer a ata 

Tão importante quanto planejar e organizar bem uma reunião é finalizá-la devidamente. Quando o horário de término estiver se aproximando, avise que o encontro será concluído em breve, recapitule o que foi debatido e leia as decisões tomadas. Por último, agradeça a participação de todos. É importante reunir tudo numa ata com todos os itens abordados e, para cada tópico, o que foi decidido ou apontado como uma possível solução. Em seguida, assinale as tarefas combinadas, com o nome dos responsáveis por encaminhá-las. Se possível, distribua o documento aos participantes no dia seguinte (por e-mail ou na sala dos professores). Essa atitude expressa atenção e respeito com os que dedicaram seu tempo à reunião e também funciona como um registro para compartilhar e acompanhar a evolução dos pontos levantados. Quanto mais eficaz for a comunicação, mais o grupo se consolida como uma equipe de fato.