Teste: você tem tempo para tudo?
Gestor que investe em planejamento evita ser escravo da burocracia e diminui os incêndios da rotina escolar
POR: Daniela Almeida
e saiba qual é o seu perfil de diretor
Você consegue cumprir sua agenda ao mesmo tempo em que resolve os inúmeros imprevistos que aparecem diariamente? No dia a dia, você prefere cuidar pessoalmente da documentação da escola e, por isso, não encontra espaço para acompanhar a aprendizagem dos alunos? Ninguém tem dúvida de que o ideal seria ter tempo para tudo sem estresse nem sobressaltos. Mas como conseguir isso? Se você acredita que o dia deveria ter mais de 24 horas para dar conta de tudo o que o cargo de gestor exige, faça o teste exclusivo de NOVA ESCOLA GESTÃO ESCOLAR sobre administração do tempo. Ele vai ajudá-lo a refletir sobre como você organiza a rotina.
Administrar o tempo não é fácil, principalmente para quem ocupa uma função de liderança, em que é preciso dispensar atenção a vários assuntos ao mesmo tempo. "Planejar as tarefas é mais do que distribuí-las em horários. É ter clareza sobre sua real importância", afirma Débora Dias Gomes, pedagoga e formadora de profissionais da Educação em Gestão Estratégica, do Rio de Janeiro. Classificar as atividades, separando as que são fundamentais (e só você pode fazer) das que podem ser delegadas, é um caminho para ajudar a hierarquizar a agenda.
Existe um critério básico quando se trata de gestão escolar que pode facilitar a decisão: tudo o que está relacionado à aprendizagem dos alunos e ao planejamento pedagógico precisa de mais dedicação. As outras demandas geralmente podem ser delegadas a auxiliares (mas devem ser acompanhadas, é claro). Exemplo: manter a papelada em dia é importante. Porém, se você se exceder na dedicação aos documentos, provavelmente sobrará pouco tempo para observar o movimento da escola e conversar com coordenadores, professores e alunos - aspectos que são mais relevantes para garantir um ensino de qualidade.
Outra dica: quanto mais tempo for investido em planejamento, prevenção, manutenção dos espaços e equipamentos e no projeto da escola, menos incêndios você terá para apagar diariamente. Afinal, canos de água estouram, mas podem estourar menos se houver a revisão periódica das instalações hidráulicas. Professores faltam, mas até isso pode ser previsto, e um plano B na gaveta ajuda a diminuir o fator surpresa.
Uma agenda ideal
Com isso, é fácil perceber a complexidade da gestão do tempo no cotidiano escolar. Por isso, pegue os resultados do teste realizado e analise:
- Se você passa a maior parte do dia fazendo as atividades ligadas ao projeto de escola, está no caminho certo e pode ser considerado um diretor focado na aprendizagem dos alunos. Afinal, as emergências podem ser minimizadas ou evitadas quando o projeto pedagógico é bem elaborado, o corpo docente discute o trabalho regular e coletivamente e os funcionários se sentem parte da equipe e atuam para que os alunos aprendam dentro e fora da sala de aula.
- As tarefas previamente agendadas, ligadas à rotina escolar, demandam igualmente um bom espaço na agenda (como as reuniões e a observação da escola), mas estão dentro do que já está planejado. Porém aí também estão as atividades burocráticas e a organização de festas e eventos, que precisam de acompanhamento, mas podem ser delegadas. Caso elas estejam consumindo mais da metade de sua jornada, cuidado para não se tornar um burocrata. Flexibilize e delegue mais.
- Com o planejamento bem feito e a rotina em andamento, certamente as urgências acontecerão com menos frequência. O sinal vermelho aparece se você começar a dedicar mais de 10% do tempo a coisas que deveriam ter sido planejadas. Nesse caso, cuidado! Pode estar prevalecendo o bombeiro no lugar do gestor!
- Finalmente, é preciso levar em consideração tudo o que não foi previsto, para repensar o projeto de escola (problemas de aprendizagem que indicam a necessidade de revisão do plano de formação de professores, materiais didáticos que não foram suficientes etc.). Então, se qualquer coisa der errado, pare, replaneje e elabore novos planos de ação.
O bombeiro
"Logo na entrada dos alunos, um pai me abordou, querendo conversar sobre as dificuldades que estava tendo em casa com os filhos. A conversa só acabou quando um dos professores apareceu desesperado porque o papel da impressora havia acabado na sala de informática. Ordenei a compra do material. Mas aí veio a cozinheira, dizendo que faltava um ingrediente para a merenda.
Fui até a cantina e montei um novo cardápio. Quando cheguei à minha sala para ver a agenda, um aluno se machucou na quadra. Levei-o ao posto de saúde e voltei no meio da tarde para assinar alguns papéis, mas um tumulto numa sala de aula me fez sair correndo.
O professor estava desesperado, porém logo bateu o sinal e todos foram embora."
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Ter flexibilidade é uma qualidade desejável em qualquer gestor, mas quem vive apagando incêndios na escola raramente se dedica a pensar na melhoria dos processos e no desenvolvimento das pessoas. Assim, a instituição fica lançada à própria sorte, pois ele apenas reage aos fatos, em vez de comandá-los. "Como está sempre correndo para diminuir o prejuízo, o diretor-bombeiro não consegue tomar decisões que resolvam definitivamente os problemas", diz o consultor pedagógico Carlos Luiz Gonçalves, de São Paulo. O resultado de tanta iniciativa e pouca conclusão dos processos é a eterna sensação de terminar o dia sem nada ter finalizado. Ou seja, frustração. Para escapar desse ciclo vicioso, é preciso antecipar as situações, observar as habilidades dos diversos membros da equipe, formá-los - afinal, são eles que vão ajudar na gestão - e delegar.
O burocrata
"Assim que cheguei à escola, pedi à secretária os formulários que precisavam ser preenchidos. Avisei o coordenador pedagógico que não iria à reunião bimestral para discutir a aprendizagem dos alunos, mas solicitei a ata do encontro para saber das decisões tomadas. Acho importante ter registro de tudo. No meio da manhã, chegou uma mãe querendo conversar, mas pedi para ela voltar no dia seguinte, com hora marcada. Saí para uma reunião na Secretaria de Educação. À tarde, fiz a revisão da documentação para a prestação de contas e o levantamento do material a ser comprado no próximo mês. No fim do dia, atendi um pai que trouxe a papelada do filho para a matrícula."
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A organização que falta ao bombeiro sobra ao burocrata. Esse gestor tem a tendência de focar a atuação na arrumação de documentos, na padronização das rotinas e na exigência excessiva de registros e regras - elementos que, equilibrados, são importantes no dia-a-dia escolar. O problema é que ele tem dificuldades em lidar com as situações que pedem jogo de cintura. "O burocrata tende a gostar mais de papéis do que de pessoas, por isso decide tudo sozinho. Se ouvisse a equipe, teria mais subsídios para tomar decisões", alerta Débora Dias Gomes. Praticar a gestão participativa, flexibilizar as regras, descentralizar os planos operacionais e deixá-los sob o comando de outros responsáveis, concentrando-se em análises institucionais e no planejamento estratégico da escola, são maneiras de não cair na armadilha da burocracia.
O focado
"Logo às 7 horas, eu estava no portão para receber os alunos e conversar com eles. Já na minha sala, revi a agenda e replanejei as tarefas pendentes. Conferi e assinei alguns documentos e fui para a reunião com os professores e a coordenação pedagógica. Uma funcionária me avisou que havia um problema de indisciplina, sugeriu um encaminhamento e decidimos como solucionar a questão. Depois do almoço, fui informado de que um professor havia faltado. Conversei com o coordenador e colocamos em prática o remanejamento que havíamos combinado para casos como esse. O imprevisto atrasou um pouco a reunião para revisão do projeto pedagógico, mas no fim deu tudo certo."
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Uma mistura balanceada entre a flexibilidade do bombeiro e a organização do burocrata. Assim é o gestor focado. Ele alia o dinamismo de um ao formalismo do outro, enxerga o contexto, organiza o tempo e o espaço, exerce a liderança participativa, acredita nas pessoas da equipe, cria sistemas de relacionamento com a comunidade, mantém comunicação com os pais, estrutura processos e garante o bom ambiente de trabalho. Ele consegue fazer tudo isso porque se ocupa da formação e do desenvolvimento da equipe, facilitando o aparecimento de outras lideranças. Para manter a boa gestão do tempo, elabora instrumentos que ajudam no automonitoramento, como planilhas, cronogramas e agendas. E tudo isso de olho no objetivo principal: assegurar o processo de ensino e aprendizagem.
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Carlos Luiz Gonçalves, carlosluiz.consultor@hotmail.com
Débora Dias Gomes, ddg@esileducacional.com.br