Mexer na papelada da contabilidade parece assustador, mas, com organização, pode ser otimizado. Crédito: Shutterstock
Olá, diretor
Seguimos conversando com meu amigo, agora já íntimo dos leitores do blog, Fernando Mendes, sobre a prestação de contas do PDDE. Hoje, ele dá valiosas dicas sobre notas fiscais na compra de produtos ou contratação de serviços para a escola. Vale guardar não apenas para usar nos recursos do PDDE, mas em qualquer situação.
Aproveitem!
Um abraço,
Maura.
“Olá!
Estamos na última etapa do processo de prestação de contas do PDDE. Vamos fazer um resumo do que abordamos até aqui?
1) É necessário que o responsável pelas finanças da escola saiba qual a finalidade dos recursos repassados (custeio ou capital). Pensar sobre isso durante a execução dos recursos ajuda na prestação de contas.
2) Ao fazer o balanço dos gastos do PDDE, deve-se pensar nos recursos provenientes de diferentes lugares (repasse direto, saldo do repasse anterior e rendimento em poupança). Todos eles devem compor essa história.
Vamos analisar, agora, o instrumento de detalhamento das despesas realizadas (Bloco 3), e discutir a forma de preenchê-lo.
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Como você percebeu, estamos sistematizando o trabalho de um ano inteiro da entidade responsável pelas finanças da escola. Por isso, é fundamental que os documentos estejam muito bem organizados e guardados, já que eles são a memória da execução do programa.
Agora é o momento de pegar aquelas pastas em que separamos as notas fiscais por tipos de despesas da escola, de custeio ou de capital. Também será bastante útil ter em mãos os extratos bancários do ano todo. Com eles, você pode verificar quais foram os cheques emitidos e compensados na conta e, a partir disso, organizar as notas em ordem cronológica. Essa medida facilitará muito o preenchimento e a conferência dos dados depois.
Outra etapa anterior ao preenchimento é verificar se todos os documentos possuem algumas informações importantes. Fiz um check list com esses itens, para ajuda-los. Vocês podem, inclusive, imprimir e tirar cópias dessa tabela (vale lembrar que ela deve ser replicada para cada nota fiscal), ou fazer sua própria versão no computador.
Crédito: Reprodução
(Clique aqui para baixar a tabela em pdf)
O bacana dessa tabela é que ela pode ser usada para a contratação de qualquer serviço ou aquisição de materiais da escola, servindo como uma lista de checagem para as despesas em geral.
Importante: Caso alguma nota fiscal apresente informações ilegíveis, é necessário pedir a emissão de uma nova nota ou uma carta de correção, para a empresa que te prestou o serviço ou forneceu o produto.
Com a identificação, nos documentos, das informações que constam na tabela, fica fácil preencher o bloco de pagamentos efetuados no formulário:
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Algumas informações importantes que devemos registrar nesse bloco do formulário:
Origem da despesa (item 23): Será sempre o Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE), responsável pelo repasse da verba do PDDE. A conta do PDDE é só para o programa, ou seja, não pode receber nenhum outro recurso. Isso só acontecerá caso o Conselho esteja complementando com recursos próprios, o que será uma exceção.
No campo “Natureza da despesa” (item 24), é necessário discriminar se trata-se de uma despesa de custeio (indicada pela letra C) ou de capital (indicada pela letra K). Não existe nenhuma regra específica sobre registrar primeiro as despesas de um tipo ou de outro. No valor total (item 28), também, é nessário registrar a soma de todas as despesas, sem separação por tipo.
Essa é uma das incongruências desse formato, porque no Bloco 3 devemos informar as despesas individualmente, mas o valor total gasto com cada tipo de despesa deve ser indicado no Bloco 2, no item 14 (Valor da despesa realizada). Ao final do preenchimento, vale comparar os valores do item 14 com a soma feita a partir das despesas indicadas por tipo.
Notem também que há uma ordem cronológica no lançamento das despesas no formulário, da mais antiga para a mais nova. Apesar de ajudar muito na organização, não é obrigatório seguir a ordem das compras conforme elas foram feitas. Mas, quando estamos lidando com a papelada, percebemos que sincronizar a ordem das notas com as informações do extrato bancário (que vem, necessariamente, em ordem cronológica) economiza bastante de nosso tempo.
Se quiser, para facilitar as contas finais, também é possível registrar primeiro as despesas de um tipo, depois de outro. Fica a seu critério, diretor, qual será a melhor maneira de organizar as despesas nesta parte do formulário.
De maneira geral, as regras de prestação de contas do PDDE são essas. Espero ter colaborado. De minha parte, foi um prazer explicar o passo a passo desse programa que tanto conheço.
Diretor, você ainda tem dúvidas sobre a prestação de contas ou o preenchimento do formulário? Escreva nos comentários que eu respondo!
Um abraço e até a próxima,
Fernando.”