Divisão de atividades garante organização do trabalho

A secretaria de educação de Petrolina, em Pernambuco, descreve abaixo sobre como organizou as informações dos profissionais da educação, do transporte e da alimentação escolar de sua rede. Esta experiência foi uma das três vencedoras da Ação de Reconhecimento do Conviva em 2017.

 

Veja a seguir o texto publicado originalmente na plataforma Conviva:

“Ao assumirmos a gestão, percebemos de imediato a dificuldade para localizarmos as informações nos diversos setores. No setor de Alimentação Escolar, os cardápios e romaneios eram feitos pela Nutricionista usando planilhas em Excel em computadores antigos, sem relacionar os dados. No transporte escolar, não tínhamos as informações das rotas. No setor Financeiro, não acompanhávamos em tempo real as entradas e saídas dos recursos, os contratos vigentes e os convênios. Tínhamos impressas as autorizações de funcionamento, os credenciamentos e reconhecimentos por modalidade, como também as instruções normativas, mas nada em formato digital. O Censo ainda estava em processo de inserção de dados, as matrículas não tinham sido finalizadas, não sabíamos o quantitativo de alunos, turmas e professores, e nos deparávamos com a necessidade de realização de uma seleção para contratação de recursos humanos para as escolas. A equipe do RH não conseguia informar com precisão qual era a nossa demanda de professores, auxiliares de serviços gerais, vigilantes, merendeiras, assistentes de autistas e secretários. Elencamos a inserção das informações do Setor de Recursos Humanos como urgente, e iniciamos o uso do Conviva pela ferramenta Profissionais.

Em anos anteriores, participamos de encontros para conhecer a plataforma, no entanto o uso foi mínimo e a gestão anterior inseriu o plano municipal de educação e o memorial de gestão. Fomos chamados a atualizar os dados do novo dirigente municipal e iniciamos a navegação na plataforma. Em reunião com a equipe da UNDIME, tomamos a decisão de utilizar de forma efetiva o ambiente virtual, pois tínhamos muitos problemas e reconhecíamos a eficiência do material. Inicialmente sensibilizamos a equipe de diretores e coordenadores, colocamos os responsáveis pelo preenchimento de cada ferramenta e fizemos um agendamento para cadastrar e atender individualmente cada setor. Determinamos prazos e monitoramos o preenchimento da ferramenta.

A equipe do RH iria inserir os dados, no entanto as informações estavam desatualizadas e incompletas. Como a plataforma permite importação de planilhas, decidimos enviar e-mail com orientações para os gestores preencherem um arquivo para que pudessem coletar os dados e nos reenviar. Estabelecemos um prazo para as escolas e auxiliamos no preenchimento. Quanto aos servidores lotados na Secretaria, o preenchimento ficou sob a responsabilidade do diretor de setor, que foi cadastrado e teve a permissão para uso da ferramenta Profissionais. Mudamos os formulários do setor, acrescentando sempre uma via para ser encaminhada ao técnico responsável pela alimentação diária do CONVIVA.

A plataforma favoreceu a aquisição de dados reais e de forma gratuita permitiu-nos dinamizar o Setor de Recursos Humanos. De forma rápida, eficaz e segura, conseguimos fazer a consulta e a atualização, o que contribui para o planejamento e monitoramento da Rede. Outro aspecto importante foi a assessoria com a equipe CONVIVA, tirando-nos dúvidas, recebendo as nossas sugestões.

Agora temos segurança para executarmos a seleção para contratação de pessoal. A partir dos dados obtidos temos como identificar cada servidor, com sua função, localização e formação. Outro aspecto importante foi a utilização destes dados para preenchimento do Sistema de Informações sobre Orçamentos Públicos em Educação (SIOPE) e para a elaboração da reformulação do plano de cargos e carreira. Embora destaquemos o setor de Recursos Humanos como o que recebeu maior contribuição advinda do uso da Plataforma CONVIVA, fizemos também uso de outras ferramentas, como de estudantes, escolas, matrículas, o que permitiu o acesso ao quantitativo real de alunos, turmas e todas as modalidades da escola. Preenchemos também as ferramentas Espaços escolares, respondendo todos os questionários. O nosso estoque do almoxarifado também está registrado. Inserimos o diagnóstico da gestão democrática, calendário escolar, infraestrutura dos prédios e o plano municipal de Educação. Assistimos às videoconferências promovidas pelo CONVIVA e navegamos pelos conteúdos disponibilizados para cada área de gestão. As equipes da Secretaria reconhecem hoje o Conviva como ferramenta indispensável para o bom andamento das demandas nos diversos setores.”

*Este texto foi publicado originalmente na plataforma Conviva Educação e adaptado para o site de Gestão Escolar.

Conviva Educação é uma iniciativa da Undime e 12 instituições criada em 2013 para apoiar os Dirigentes Municipais de Educação no trabalho cotidiano. Há conteúdos, ferramentas e áreas de trocas de experiências disponibilizadas gratuitamente. Para conhecer, acesse: www.convivaeducacao.org.br. 

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