Secretária: peça vital da organização
Além redigir comunicados, cuidar de documentos e atender à comunidade, a secretária também tem um papel educativo
POR: Frances Jones
Para alguns, ela é o coração da escola. Afinal, a secretária produz e guarda os documentos, zela pelo cumprimento da legislação e costuma ser o primeiro contato da instituição com o seu público. É essa profissional - homens ocupam esse cargo com menos frequência - que atende as ligações dos pais e os recebe antes mesmo de o diretor ou o professor conhecê-los. Suas atribuições são as mais diversas, exigindo um variado leque de competências e habilidades, que vão além das questões administrativas (leia o quadro abaixo). "O jeito de agir e falar deve ser cordial e acolhedor, refletindo a maneira como a escola trata os alunos, os pais e os professores. Dessa forma, ela também tem uma função educativa", explica Lourdes Marcelino Machado, professora de Administração Escolar na Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho (Unesp).
Apesar da grande responsabilidade, em geral não se exige mais do que o Ensino Médio completo para os candidatos ao posto. Ao gestor, cabe integrá-los aos momentos de planejamento e formação da equipe. "As reuniões permitem discutir temas da nossa rotina e nelas aprendemos a lidar com situações difíceis, como de pais que dizem morar perto da unidade só para garantir vaga. Nesses casos, temos que checar o endereço e, se preciso, explicar as normas para a matrícula da rede", afirma Josneli Aparecida da Cunha Rocha, secretária da EEB Júlia Lopes de Almeida, em Blumenau, a 153 quilômetros de Florianópolis.
Há 22 anos na mesma escola, Maria Lúcia Galvão, secretária do CE Avelino Antônio Vieira, em Curitiba, diz que o cargo exige discrição e eficiência: "Tem aluno que tenta obter as notas antes de elas serem enviadas para a casa. É preciso ser firme e manter a ética ao conversar com o jovem", diz.
Qualidades de uma boa secretária
Conhecimento das normas O regimento interno é conhecido na ponta da língua pela secretária - que deve ser consultada em caso de dúvida. Além disso, leis e resoluções sobre Educação da rede de ensino e do Governo Federal têm de estar sempre à mão.
Planejamento e objetividade Esses são os atributos para manter em dia os documentos importantes e, ao mesmo tempo, deixá-los facilmente acessíveis em pastas e/ou no computador. Os mais manuseados são os dados dos alunos e dos professores, o diário de frequência e as correspondências da Secretaria de Educação.
Disposição para aprender Como os programas de informática de edição de texto, planilhas e apresentação de slides são muito usados para preparar reuniões de pais e de equipe - e mudam com frequência, é necessário estar a par das novas tecnologias para incorporá-las à rotina e melhorar o fluxo da secretaria.
Atenção e cordialidade O bom relacionamento com a comunidade começa pela secretária. Por isso, ter respeito e boas maneiras são qualidades básicas dessa profissional. Afinal, é ela, antes de todos, que vai atender os pais ao telefone e no ato da matrícula e ser consultada quando surgirem dúvidas sobre a data de reuniões.
Boa redação Para redigir comunicados internos e para o público externo e fazer os registros das reuniões, essa profissional deve escrever corretamente e ter acesso a bons modelos de atas, cartas, circulares, editais, ofícios e memorandos.
Responsabilidade e prontidão Sem a sua assinatura não saem da escola documentos como o histórico escolar e o de transferência de alunos - que, geralmente, têm prazo para serem entregues. Ela também ajuda na elaboração da grade curricular e marca a perícia quando um professor falta mais de três dias por motivos de saúde.
Transparência na contabilidade A clareza dos dados auxilia o diretor no controle, na supervisão e na prestação de contas dos recursos financeiros provenientes da secretaria ou de programas federais, como o Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE). Em vista disso, a secretária precisa ter conhecimentos nessa área.
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