Como organizar a agenda de reuniões

Aqui tem mais
reportagens!

A sua rotina, diretor - aposto -, é recheada de reuniões. Como líder da escola, você tem sempre o que discutir com a coordenação pedagógica, a equipe docente, os funcionários, os pais, o Conselho de Escola e a Secretaria de Educação, certo? Quem não faz um cronograma, estabelecendo de antemão a regularidade dos encontros, vez ou outra se perde em meio a tantos compromissos. De fato, sem esse planejamento, o gestor acaba dispersando a atenção que precisa dedicar a cada segmento da escola e fica refém de conversas marcadas em cima da hora e sem pauta definida. "Há a falsa ideia de que a reunião não é um tempo bem aproveitado. Ao contrário: se bem conduzida, reforça o espírito de equipe, coloca o grupo no centro das decisões e contribui para a formação dos profissionais", defende Mauro Augusto del Pino, diretor da Faculdade de Educação da Universidade Federal de Pelotas.

A organização do cronograma da equipe gestora geralmente começa com o calendário enviado pela rede de ensino, responsável por marcar as datas do início e do fim do ano letivo, os compromissos com a própria Secretaria de Educação, os momentos de formação coletiva e dos períodos de avaliação. A rede também pode sugerir datas para a realização dos conselhos de classe e de escola e reuniões de pais ou solicitar que as unidades encaminhem essa programação para que ela seja submetida a aprovação.

No entanto, os encontros envolvendo as pessoas que trabalham na escola são sempre de responsabilidade do gestor. Cabe a ele agendá-los com antecedência e decidir com que periodicidade serão realizados. Se a instituição tiver muitos alunos - e, proporcionalmente, muitos funcionários -, provavelmente será preciso diálogos mais frequentes. Não há regras estabelecidas para a organização desse cronograma, porém existem referências, com base em boas experiências, que podem orientar o diretor (leia o quadro abaixo). O acompanhamento da coordenação pedagógica e dos professores, por exemplo, é semanal nas redes que investem em formação continuada. O ideal é instituir um dia fixo para isso e definir com antecedência datas alternativas, para o caso de um ou outro evento coincidir com feriados ou agendamentos feitos pela Secretaria de última hora.

Sugestão de cronograma

* De acordo com o calendário escolar previamente estabelecido

Planejamento e divulgação da pauta melhoram a participação

Fixar datas fáceis de lembrar - toda terça-feira ou todo dia 10 - ajuda os envolvidos a se habituarem aos compromissos. Ainda assim, vale a pena distribuir a programação anual impressa para que todos tenham tempo de se organizar. Memorandos também são úteis para quando se aproxima a data marcada. Com essa estratégia, Sonia Abreu, diretora da EM Professora Hilda Weiss Trench, em Itapetininga, a 168 quilômetros de São Paulo, conseguiu que a adesão à reunião de pais superasse os 90%. "Decidimos as datas no início do ano e fazemos de tudo para que ela não seja alterada, pois o calendário é distribuído aos responsáveis no ato da matrícula. Por saber dos eventos com antecedência, até as famílias que vivem na zona rural comparecem."

Ausências também são raras nos encontros com os funcionários da EE Doutor Luiz Pinto de Almeida, em Santa Rita do Sapucaí, a 401 quilômetros de Belo Horizonte. A diretora, Mônica Flores Ribeiro, tem o hábito de expor nos murais o cronograma para que todos o acompanhem. Além de assiduidade, as reuniões passaram a ter mais produtividade. No quadro, a pauta já é antecipada, de tal forma que todos se preparam para levar ideias e debater o assunto. "Assim, não pegamos ninguém de surpresa nem nos perdemos em temas que não dizem respeito aos nossos objetivos naquele momento", explica Mônica.

Uma pesquisa realizada pela Triad, consultoria em produtividade, em parceria com a revista Você S/A, da Editora Abril, concluiu que apenas um terço das reuniões em ambientes de trabalho é bem conduzida. A falta de planejamento é a grande causa disso. "Além de implementar uma agenda, o gestor deve ter objetivos claros e compartilhá-los com a equipe, de preferência por escrito, para que o tempo seja bem utilizado", avalia Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo. A fim de respeitar a rotina dos envolvidos, é recomendável que conste do cronograma o tempo previsto de duração - o ideal é que a reunião tenha entre uma hora e uma hora e meia. Caso ultrapassem duas horas, melhor rever a pauta, fragmentá-la e marcar encontros mais frequentes.

Os pais sempre presentes

"Quando a escola foi fundada, há oito anos, as famílias se envolviam pouco na aprendizagem dos filhos. Apostamos na reunião de pais para divulgar nosso projeto político-pedagógico. Mas como fazer para que eles participassem? Decidimos distribuir, no ato da matrícula, um calendário com todos os encontros do ano e reforçar o convite por meio de memorandos, já adiantando os temas que seriam tratados. O respeito às datas marcadas fez com que a adesão aumentasse a cada ano. As famílias começaram, então, a frequentar cada vez mais as atividades realizadas pela escola." 

Sonia Abreu, diretora da EM Professora Hilda Weiss Trench, em Itapetininga, a 168 quilômetros de São Paulo

Atrasos nunca mais

"Todos os funcionários sabem quando é dia de reunião. O cronograma fica exposto no mural e cada segmento envolvido é destacado com uma cor diferente. Os encontros com a equipe pedagógica são semanais, e com os demais funcionários, mensais. Durante o dia, observo e anoto as ações e atitudes que merecem ser tratadas nessas conversas. Alguns dias antes, adianto a pauta para a equipe, assim todos têm tempo de se preparar e trazer ideias, tornando o debate mais produtivo. Esse processo virou rotina e as reuniões são levadas tão a sério que nunca começam com atraso."

Mônica Flores Ribeiro, diretora da EE Doutor Luiz Pinto de Almeida, em Santa Rita do Sapucaí, a 401 quilômetros de Belo Horizonte

Reuniões regulares colaboram para a formação profissional

O gestor que ainda não desenvolveu o hábito de se reunir separadamente com cada segmento pode ter a falsa impressão de que não há muito o que ser debatido e, portanto, os compromissos podem ser esporádicos ou resolvidos em poucos minutos, em pé, no corredor. No entanto, as conversas não devem tratar unicamente de questões restritas às atividades daquele grupo. "Ao contemplar assuntos de outras áreas e envolver a todos nas tomadas de decisão, o diretor implementa a verdadeira gestão democrática. Ou seja, além de falar sobre a comida, o diálogo com as merendeiras deve também contemplar formas de envolvê-las no projeto político-pedagógico da escola, pois também são educadoras e devem atuar como tal", explica Mauro Augusto del Pino.

Foi o que fez Maria de Nazaré dos Santos Dias, diretora da EM Paroquial São Vicente de Paulo, em Itapecuru Mirim, a 117 quilômetros de São Luís. Antes de ela valorizar a rotina de reuniões na escola, os funcionários da limpeza, os vigias e as merendeiras participavam de algumas apenas como ouvintes. À medida que Nazaré pontuava de que forma poderiam participar mais ativamente da aprendizagem dos estudantes, eles passaram a opinar e dar sugestões. Com mais assuntos, os encontros tiveram de passar a ser mais frequentes. "Mais do que organizar de forma prática a rotina do gestor, estabelecer um planejamento a longo prazo é uma maneira de garantir que a comunidade e todos que trabalham na escola tenham a oportunidade de discutir o significado da sua atuação diante dos alunos", diz Clécio Sousa, formador de gestores da Secretaria Municipal de Educação de Pindaré Mirim, a 256 quilômetros de São Luís.

Todos são educadores

"Nossa escola tinha cerca de 200 alunos e 15 funcionários, números que praticamente triplicaram com a municipalização, há três anos. Não era mais possível tratar de assuntos pontuais com a equipe apenas quando eu sentia necessidade. Tornou-se prioritário na minha gestão realizar encontros periódicos com todos que trabalhavam aqui. Merendeiras e vigias passaram a ter uma importante função pedagógica e precisavam se conscientizar disso. Nas nossas reuniões, mostramos a eles que as conversas que têm informalmente com os alunos podem ajudar a conhecê-los melhor, e isso também é importante para o trabalho pedagógico. Hoje, todos na escola se percebem muito mais como educadores."

Maria de Nazaré dos Santos Dias, diretora da diretora da EM Paroquial São Vicente de Paulo, em Itapecuru Mirim, a 117 quilômetros de São Luís