Saiba quais documentos devem ir para o lixo e quais precisam ser arquivados

São centenas, milhares de folhas que se avolumam todos os anos na escola em pilhas, gavetas e prateleiras. Fichas de matrícula, atas de reuniões, circulares e folhas de ponto, entre outros. O que fazer com essa quantidade enorme de papéis depois que eles já não têm mais utilidade imediata? Jogar no lixo? Guardar? Por quanto tempo?

A resposta para essas questões depende do documento em questão, pois cada um deles tem uma função e um objetivo. Alguns servem como comprovante de um procedimento, outros comunicam informações pontuais e logo perdem a validade. Muitos, apesar de inúteis no momento, têm valor histórico e ao longo do tempo podem servir de consulta para a elaboração ou a atualização de outros registros.

É com base nessas características que o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), do Arquivo Nacional da Presidência da República, define o que deve ser preservado e por quanto tempo (leia o quadro no final desta reportagem). "Mesmo após um período sem utilização, alguns papéis precisam aguardar a prescrição da validade jurídica", explica Eva Cristina Leite da Silva, coordenadora do curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Só depois serão encaminhados para o lixo ou a guarda definitiva. Caso fiquem inutilizados ou se deteriorem antes do tempo previsto, a escola pode ser processada por crime contra o patrimônio público, como prevê o artigo 305 do Código Penal.

Portanto, é preciso pensar na conservação. Na EE Municipalizada Dom Bosco, em Rio das Ostras, a 175 quilômetros do Rio de Janeiro, depois de os funcionários participarem de uma capacitação sobre o tema oferecida pela rede municipal, a equipe gestora disponibilizou dois locais para esse fim: um armário, localizado dentro da secretaria para o material de uso corrente, e uma sala anexa, onde fica o arquivo morto catalogado. "Todo início de ano, nosso secretário, um técnico da rede e eu analisamos tudo o que produzimos nos dois últimos semestres, classificamos, separamos e guardamos adequadamente. Esse procedimento facilita na hora da consulta, faz com que nenhum processo fique paralisado ou seja prejudicado por falta de ordem e evita a bagunça", afirma a diretora, Maria de Fátima Antunes.

E quando os papéis já tomaram conta de cada centímetro da sala? Digitalizá-los é uma opção? Para Yara Gabriel, historiadora que foi responsável pela organização do acervo da EE Caetano de Campos, em São Paulo, inaugurada em 1894, essa é uma medida que exige atenção redobrada. "O suporte eletrônico não garante a preservação do material, principalmente porque os equipamentos e softwares se tornam obsoletos em pouco tempo. Quem passou tudo para disquete na década de 1990 hoje tem dificuldade para acessar esses documentos", diz. Silvana Bojanoski, professora do curso de Conservação e Restauro da Universidade Federal de Pelotas (Ufpel) e ex-coordenadora de preservação do Arquivo Público do Paraná, afirma que recorrer à digitalização é uma possibilidade somente quando se garante que vai haver backup de todas as informações, protegendo-as contra a quebra dos computadores, e atualização permanente na forma de armazenamento conforme a tecnologia for mudando.

Uma alternativa sugerida pelas consultoras é procurar o Arquivo Público local. Alguns deles dedicam uma área exclusiva para preservar documentos de instituições escolares. Para usar esse serviço, é preciso entrar em contato diretamente com o órgão e solicitar a transferência e a guarda da papelada.

Para arquivar

• Atas de conselhos e reuniões 5 anos
• Autorização de funcionamento da escola 5 anos
• Cancelamento de matrícula 25 anos
• Histórico escolar 5 anos
• Inventário de bens Quando for atualizado
• Mandados judiciais 5 anos
• Planejamento pedagógico 1 ano
• Planos de ensino Após serem cumpridos
• Projeto político-pedagógico (PPP) Quando for substituído 
  ou alterado
• Registros de repreensões, advertências etc. 15 anos
• Transferência de alunos 5 anos (2 anos se o pedido não 
  foi aceito)

Para eliminar

• Avisos e comunicados 1 ano
• Calendário escolar Assim que o ano letivo acabar
• Contas de consumo (gás, luz, telefone, água etc.) 5 anos
• Diário de classe 20 anos
• Folhas de ponto dos funcionários 52 anos
• Grade de aulas 2 anos
• Matrículas 5 anos
• Notas fiscais de produtos e serviços 5 anos
• Concessão de licença a professores 52 anos