Transparência: contas abertas à comunidade

Em outubro de 2012, o conselho escolar da EE General Ibá Ilha Moreira, em Porto Alegre, aprovou uma pequena reforma, reivindicada pelos pais: fechar, por segurança, uma passagem que ligava a entrada da escola ao pátio, nos fundos. Porém, antes do início da obra, um incêndio danificou a caixa de luz. Foi preciso pagar 1,8 mil reais pelo conserto para não comprometer o uso irrestrito das salas de aula e dos equipamentos elétricos.

Ciente da verba mensal que a unidade recebe via governo do estado - 2 mil reais para pagar a conta de telefone, comprar suprimentos de uso diário, como papel higiênico e folha sulfite, e cuidar da manutenção da estrutura que abriga 700 alunos -, a comunidade entendeu que a reforma teria de esperar.

Essa breve história mostra que cuidar dos recursos financeiros com transparência - da escolha do que se fará com o dinheiro à divulgação dos gastos - consolida uma relação de confiança e parceria entre a escola e as famílias. "Nosso conselho tem voz ativa para decidir o que é prioritário para a aprendizagem. Tudo é divulgado em um mural: tabelas com verbas e gastos, notas, orçamentos, extratos e justificativas", conta a diretora, Adriana Souza (veja um modelo abaixo).

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Ao investir em cuidados como esses, o gestor mostra o compromisso que ele e a equipe têm com uma gestão democrática e participativa. "Todo profissional que lida com recursos precisa ser transparente na prestação de contas. É um princípio da administração e, quando se trata da esfera pública, isso é uma obrigação", diz Regina Estima, gerente de projetos do Centro de Estudos e Pesquisas em Educação, Cultura e Ação Comunitária (Cenpec), em São Paulo.

Além disso, considerar alunos, pais, professores e funcionários na prestação de contas colabora com a formação cidadã da comunidade, que vai aprender a acompanhar o trabalho de outras esferas públicas e adquirir confiança para cobrar deles uma divulgação de gastos correta e clara.

A seguir, GESTÃO ESCOLAR mostra seis passos para construir um processo de prestação de contas transparente do começo ao fim.

1º passo Conhecer as verbas e compartilhar informações

Você, diretor, certamente conhece os recursos que chegam à escola - sejam os federais, estaduais ou municipais ou os que vêm por doações ou parcerias -, os períodos em que eles são disponibilizados, os prazos para gastar e as restrições de uso. Em caso de dúvida, sempre é possível procurar a Secretaria de Educação, a Diretoria de Ensino ou órgão similar e pedir auxílio para a equipe de finanças. Esses dados devem ser compartilhados com os representantes do Conselho Escolar - a instância que delibera e assessora sobre o uso do dinheiro da escola e fiscaliza as contas - e da Associação de Pais e Mestres (APM) - executora das ações votadas pelo Conselho. Com esses grupos, escolha as melhores formas de divulgar o balanço e a regularidade com que isso acontecerá.

2º passo Eleger prioridades, efetuar os gastos e fazer os registros

"É essencial contar com um Conselho Escolar atuante, que defina o que é prioritário no investimento das verbas, exceto em relação às que chegam à escola com a aplicação predefinida", diz Hamilton Werneck, especialista em administração escolar de Nova Friburgo, a 130 quilômetros do Rio de Janeiro. Mensalmente, os conselheiros da EB João Duarte, em Itajaí, a 92 quilômetros de Florianópolis, acompanham os gastos aprovados no começo do ano. "Seguimos um cronograma prevendo o fluxo de caixa dos meses seguintes. Assim, dá pra fazer obras mais longas e caras sem susto", explica a diretora, Felicia Volpato Pereira. Sabendo quanto tem, quanto pode gastar e no que a comunidade deseja investir, a APM executa as compras, os reparos e os pagamentos necessários. Ao longo do processo, não se esqueça de guardar os orçamentos e as notas fiscais. No caso de reformas, tire fotografias do local antes da intervenção, durante as obras e depois delas.

3º passo Preparar a prestação oficial de contas

Em geral, as secretarias de Educação disponibilizam ferramentas eletrônicas para a escola justificar o uso do dinheiro público. "Existem programas online, com toda a documentação exigida pronta para ser preenchida", diz Cláudia Hardagh, coordenadora do curso de pós-graduação em Gestão Escolar e Docência do Ensino Superior do Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (Senac). Além de ser uma obrigação legal, o preparo de tais relatórios serve de subsídio para a divulgação que será feita à comunidade. "Nessa etapa, o gestor pode solicitar o auxílio de conselheiros e membros da APM que tenham familiaridade com organização financeira e planilhas virtuais", completa Cláudia.

4º passo Abrir os números e justificar as ações

Aqui culminam os passos anteriores. Os órgãos colegiados devem ter acesso a todas as informações detalhadas sobre os gastos, os processos, as licitações, as compras e os serviços contratados. Para o público em geral, o importante é fazer um resumo e expô-lo de maneira fácil de compreender. Uma das formas mais comuns é juntar alguns registros em um mural, necessariamente afixado em local de grande circulação. O do Colégio Jenny Gomes, em Fortaleza, está na entrada principal e expõe as verbas recebidas e o destino de cada uma em tabelas. Oportunamente, elas também são mostradas em um telão nas reuniões bimestrais com a comunidade - feitas em um auditório da base aérea do município, maior do que o da escola, tantos são os participantes. "Explico como conferir a prestação de contas completa, que está disponível no Portal da Transparência do governo estadual, e ofereço o laboratório de informática para quem não tem acesso à internet em casa nem no trabalho", conta o diretor, Marcos Antônio Bezerra Costa. Importante: nessas conversas, sempre vale relacionar o investimento com os benefícios para os alunos. "Até mesmo a troca de um ventilador tem a ver com o aproveitamento dos estudantes. Afinal, um aparelho com defeito pode atrapalhar as aulas fazendo barulho ou deixando o ambiente com temperatura desagradável", afirma ele. "Há quem pense que comprar almofadas e pintar a biblioteca é besteira. Cabe ao diretor mostrar que um espaço de leitura agradável colabora com a aprendizagem e motiva a proposição de outras atividades", afirma Cláudia.

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Tabela fictícia baseada nas contas de uma escola da zona rural de Educação Infantil e Ensino Fundamental, com 366 alunos.

5º passo Tirar dúvidas de alunos, pais, docentes e funcionários

Tanto no encontro com a comunidade como nas conversas do dia a dia, esteja aberto a sanar dúvidas sobre o balanço. Toda a documentação reunida ao longo do processo apoiará eventuais explicações complementares. Pais da EE General Ibá Ilha Moreira questionaram a diretora sobre a possibilidade de instalar um toldo na frente da unidade para que eles pudessem esperar os horários de entrada e saída na sombra. "Mostrei que, por enquanto, o orçamento está apertado. Ao mesmo tempo, convidei-os a participar das reuniões e informar nossos conselheiros sobre as preferências. Assim, podemos registrá-las e buscar meios para contemplá-las", conta Adriana.

6º passo Recomeçar o processo com o Conselho Escolar

A cada encontro dos representantes dos diversos segmentos, retome o balanço do período anterior. Verifique se foi gasto mais ou menos do que o previsto. A cada novo ciclo, arquive as prestações de contas destinadas aos órgãos do governo e as preparadas para a comunidade, deixando claro que os documentos podem ser consultados na secretaria ou na direção da escola. Informe-os também sobre eventuais emergências que levaram à mudança nos planos. Uma forte chuva que quebre as telhas da escola vai gerar sum gasto imprevisto, impactar no orçamento e exigir mudança de planos. "O resultado desse esforço é a consolidação da democracia no uso da verba pública", diz Regina Estima, do Cenpec.