Mudança de cultura e melhor planejamento trazem resultados na secretaria

A secretaria de educação de Maurilândia do Tocantins, no Tocantins, descreve abaixo sobre como organizou as informações sobre alimentação escolar, profissionais da educação, área financeira e convênios, entre outros, para desenvolver um trabalho de qualidade. Esta experiência foi uma das dez finalistas da Ação de Reconhecimento do Conviva em 2017.

 

Veja a seguir o texto publicado originalmente na plataforma Conviva:

“Quando assumimos a secretaria, em janeiro de 2013, os dados dos funcionários, das prestações de contas, controle de gastos com o transporte escolar, de rotas e suas quilometragens, de contratos e convênios e de cardápios, entre outros, não estavam organizados. Apenas no final de 2014 construímos nosso Plano Municipal de Educação (PME) na ferramenta do Conviva e utilizamos os documentos disponíveis na biblioteca do Conviva. Quando algum tipo de informação nos era solicitada, seja pelo Ministério Público, Sindicato, Conselho do Fundeb, Conselho tutelar, ou mesmo pelo controle interno, sentíamos na pele a necessidade de uma boa organização e planejamento das ações e informações.

Foi somente em 2017 que abraçamos o Conviva como uma plataforma de grande utilidade, tornando-se para nós o coração da secretaria municipal de educação no que se refere à organização, formação, informação e planejamento. Em nosso planejamento pensamos em: “o quê” (qual ação será desenvolvida), “quando” (em qual(is) momentos será executado) e “quem” (pessoa responsável em executar a ação), de modo que as ferramentas do Conviva (Receita e despesas, Veículos, Rotas do Transporte Escolar, Profissionais, Escolas e Estudantes, Arquivos da Secretaria, Estoque, Convênio, Cardápio e Espaços Escolares) pudessem ser alimentadas e gerenciadas com qualidade.

A principal preocupação de nossa Dirigente Municipal de Educação estava relacionada ao uso prático das ferramentas por sua equipe. Apresentamos então a plataforma para toda a equipe técnica, incluímos outros convidados, como diretores de unidade escolar, coordenadores pedagógicos e delegamos as responsabilidades para cada. No início houve bastante resistência quanto à utilização das ferramentas, porém conseguimos avançar muito e manter boas parcerias entre os técnicos da secretaria. Parte das informações são colocadas por uma pessoa, mais os dados são informados ou recolhidos por todos.

O uso do Conviva foi fundamental para estabelecermos uma cultura organizacional na secretaria, pois é de fácil “manuseio”, tem explicações de como utilizar as ferramentas e uma pessoa de apoio caso precisemos de ajuda ou tenhamos alguma dúvida. Organizar a Secretaria através da plataforma se tornou mais fácil e ao alcance de todos de forma segura!

 

Ferramentas mais utilizadas e seus resultados:

Receita e despesas: com as receitas e os principais gastos inseridos, o presidente do conselho do FUNDEB acompanha os gastos cadastrados na plataforma e afirmou que utilizará nos debates e avaliação do fundo com todos os membros para emissão de parecer.

Rotas do Transporte Escolar: a secretaria fez um mapeamento contendo as principais localidades e quilometragens e ainda indicamos qual veículo trafega em cada rota, pois todos estão cadastrados na ferramenta Veículos.

Arquivos da Secretaria: fizemos um levantamento de todas as leis municipais que dizem respeito à educação desde 1993 até 2016, assim como portarias, decretos, calendário escolar, etc.

Gasto com transporte escolar: A equipe da Secretaria se deparou com algo muito interessante ao inserir os itens da nota fiscal como Despesa com óleo e lubrificantes, despesa com rodagem e pneus e despesa com combustível. Automaticamente a plataforma já direcionava perguntando a qual carro aqueles itens estavam relacionados.

Com o Conviva, estamos reeducando a nossa forma de controle de gastos e nossas despesas ficaram mais organizadas e agora podemos identificar quais os carros estão gastando mais ou menos com peças.”

 

*Este texto foi publicado originalmente na plataforma Conviva Educação e adaptado para o site de Gestão Escolar.

Conviva Educação é uma iniciativa da Undime e 12 instituições criada em 2013 para apoiar os Dirigentes Municipais de Educação no trabalho cotidiano. Há conteúdos, ferramentas e áreas de trocas de experiências disponibilizadas gratuitamente. Para conhecer, acesse: www.convivaeducacao.org.br.

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