Como uma escola usou a festa junina para bancar melhorias em sua estrutura

Era para ser uma manhã comum, mas os dias de maio e junho são sempre atípicos na EM Edith dos Santos Silva, localizada em Cotia, região metropolitana de São Paulo. Na escola, a preparação para a festa junina da comunidade agita os corredores e a rotina da diretora Luciene Baia Lopes e do coordenador Rogério Bernardo da Silva, que volta e meia param o trabalho para receber as famílias dos alunos levando doações e equipamentos que serão usados na comemoração. Na manhã em que GESTÃO ESCOLAR visitou a instituição, dona Tânia, avó de um dos alunos do 5º ano, surgiu na porta da sala dos gestores carregando um fogareiro de duas bocas. Graças a ela, pela primeira vez, a festa irá vender tapiocas.

A comemoração é tradição na instituição desde que Luciene assumiu o cargo de diretora. Com a chegada dela, estabeleceu-se um foco maior na aproximação e no diálogo com as famílias e se tornou comum o envolvimento cada vez maior dos pais de alunos com a escola. É graças ao comprometimento deles que, hoje, as turmas têm laboratórios bem equipados, sala de brinquedos, recursos multimídia e uma biblioteca ampla, bem organizada e com um extenso catálogo de títulos. Tudo conquistado com o dinheiro arrecadado na festa junina, organizada e viabilizada com doações da comunidade. “Aqui, os pais contribuem com alimentos, materiais, mão de obra e boas ideias”, explica a diretora.

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A estratégia do coordenador pedagógico e da diretora para conquistar a fidelidade das famílias tem nome: gestão democrática. Todas as decisões tomadas, desde as barracas que farão parte das atrações até o destino do dinheiro arrecadado, passa por uma assembleia formada por dez representantes e depois é validada por todos os responsáveis pelos alunos em reuniões pedagógicas. “A assembleia nasceu depois que disponibilizamos um questionário de avaliação pós-festa e vimos que os pais tinham muita coisa para sugerir”, conta Rogério. Além disso, o total arrecadado e o destino do dinheiro são apresentados aos familiares de maneira muito detalhada em reuniões de prestação de contas.

Para Maura Barbosa, coordenadora pedagógica da Comunidade Educativa Cedac, promover eventos na escola para levantar fundos é uma forma de assegurar um ambiente positivo para os alunos mais rapidamente, já que a liberação de verbas pelas secretarias tende a ser demorada. “Tomemos cuidado para que o poder público não deixe de participar dos movimentos na escola. E é importante que a secretaria reconheça e enalteça esse tipo de trabalho até para ampliar a discussão da gestão participativa dentro da rede”, defende.

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Passo a passo

Veja abaixo algumas dicas dos gestores da EM Edith dos Santos Silva sobre como se organizar para arrecadar de dinheiro com a festa junina:

1) Forme uma assembleia

A escola tem uma assembleia formada por um grupo de dez pais ou responsáveis pelos alunos. Esse grupo começa a se reunir três meses antes da data de realização da festa e é responsável por dar novas ideias, delegar tarefas, aprovar o planejamento de gastos e o orçamento e organizar as doações. Com tudo validado pelos representantes, os gestores levam as decisões para todos os outros pais em uma reunião geral. “Usamos a ocasião para fazer os avisos da festa. Neste momento, eles aprovam as decisões e também propõem melhorias”, explica Luciene.

2) Faça um diagnóstico das necessidades

O coordenador pedagógico se reúne com as professoras para levantar quais são as mudanças necessárias tanto na estrutura da escola, quanto nos materiais e espaços. Tudo é registrado em uma planilha, assim como o orçamento de gastos para compra de materiais e execução das reformas. “Organizamos tudo em apresentações de slides e listamos em uma ata. Na reunião geral, os familiares presentes aprovam os registros e assinam a ata”, diz Rogério.

3) Se reúna com pautas definidas

Em média, a assembleia se reúne quatro vezes. Na maioria dos encontros, três perguntas são norteadoras: O que? Quem? Quando?

Reunião 1: O tempo da primeira reunião é usado para um diagnóstico da festa anterior: O que deu certo? O que precisamos mudar? Vale incluir novas barracas, brincadeiras, etc.? Essa discussão é feita com base nas respostas de um questionário respondido pelos convidados ao final da festa anterior. Mais rigor com prazos e tarefas é uma das resoluções deste ano, um ponto identificado a partir das experiências do ano passado. “Uma mãe assumiu muitas responsabilidades e, por isso, acabou não conseguindo ter a agilidade que precisávamos para não atrasar os preparativos. Este ano estamos dividindo melhor as funções”, explica Rogério.

Reunião 2: É o momento de discutir as tarefas: quem vai ficar com cada barraca e quem vai atrás dos equipamentos como fogão, panelas, alimentos, rádio e decoração, por exemplo. As responsabilidades que não ganham um dono na assembleia são levadas para a reunião geral de pais. Uma planilha com tudo o que falta é exibida em um retroprojetor e os gestores têm uma conversa sincera, objetiva e bem-humorada com os familiares no momento de pedir ajuda. “Ano passado eu improvisei um leilão de doações. Comecei com 2 quilos de carne e eles iam aumentando e assumindo os lances. Foi muito divertido”, lembra Luciene.

Reunião 3: É hora de aparar as arestas e definir os últimos detalhes. Nessa reunião, fica definido quem serão os responsáveis pelo recrutamento das pessoas que trabalharão na barraca no dia do evento. E é o momento de verificar se todos os combinados poderão ser cumpridos. “ A essa altura, a maioria já trouxe o que prometeu. Para quem ainda não conseguiu, a gente ajuda a pensar em novas alternativas”, explica Luciene.

4) Preste contas

Mais uma vez os slides entram em cena, agora para mostrar ponto a ponto os resultados financeiros. Tudo é elencado: total de arrecadação; total por barraca; gastos por atração; gasto com alimentos; gastos com equipamentos; gastos com mão de obra. Além disso, assim que o dinheiro começa a ser investido nas ações previstas lá no início do processo, é hora de voltar a reunir as famílias para mais prestação de contas. “Os pais precisam ver o resultado de forma concreta. Não adianta pegar o dinheiro e investir apenas em papel. Papel é útil, mas a confiança vem com resultados claros, que sejam visualizados por todos. E claro, isso tem que estar atrelado a aprendizagem dos meninos”, diz Luciene.

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