É hora de colocar ordem nos documentos da escola

Gastar menos tempo com a papelada, quem não quer? Aprenda como ganhar tempo na rotina escolar e na hora de atender professores e alunos

POR:

Laís Semis
25 de Abril de 2018

As pilhas de papéis que se acumulam ao longo do ano letivo não são pequenas – e nem podem ser ignoradas. Regimento, projetos, autorizações, fichas cadastrais, históricos escolares, prestação de contas… haja espaço para tantos documentos! E é exatamente por todo esse volume que eles precisam estar organizados para que possam ser encontrados facilmente na atribulada rotina escolar. E se você acabou de pensar “Depois eu cuido disso”, saiba que falta de organização é o principal erro que as instituiçõs cometem em relação aos documentos, de acordo com Vivian Staroski, professora no Senac EAD e especialista em Supervisão, Orientação e Inspeção Escolar. “Comprometimento e responsabilidade são questões chave”, diz. “Com organização e trabalho de organização em dia, a possibilidade de erro [nos dados procurados] fica bastante reduzida”.

A rotina da escola não é a única prejudicada quando esses materiais não estão em dia. “Eles podem inclusive atrapalhar o percurso de aprendizagem dos alunos”, atenta Maura Barbosa, da equipe pedagógica da Comunidade Educativa CEDAC. Uma escola que não tem sistematizadas, por exemplo, todas as informações do histórico escolar dos alunos, pode atrapalhar ou atrasar uma transferência. “Além disso, quanto mais a escola está documentada, mais respaldo ela tem para gerir suas ações administrativas”.

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Embora o diretor seja o responsável legal, judicial e pedagógico pela instituição, nem todos os documentos precisam ficar concentrados em sua sala. Claro que isso depende um pouco do espaço que a escola possui e como se organiza a documentação. “No geral, os documentos que ficam na sala do diretor são os relativos à administração. Os referentes aos alunos ficam na secretaria”, explica Vivian. Apesar dessa divisão, a especialista explica que em algumas instituições de ensino – tanto básico quanto superior –, os documentos ficam em uma sala central de arquivos e são solicitados à secretaria escolar quando necessário. “Arquivos organizados e bem etiquetados podem estar em espaços compartilhados”, diz.

É preciso guardar todos os documentos produzidos no ano?
Não. Cada documento tem um período de vigência e prazos de precaução (em que se guarda por um prazo maior, caso alguém precise acessá-lo) para continuar nos arquivos da escola. Alguns podem ser descartados após um período, enquanto outros precisam ser mantidos permanentemente na instituição. Assim, o histórico escolar deve ser mantido por cinco anos após o rompimento do vínculo do aluno com a instituição, ou seja, cinco anos depois que o aluno tiver deixado aquela escola. Depois desse período, o histórico deve ser arquivado. Outros arquivos como as contas de água, gás e luz, por exemplo, também precisam ser guardados por cinco anos a contar da data de aprovação das contas. Depois desse período, podem ser descartados. Já as avaliações dos alunos devem ser devolvidas a eles após os registros das notas. É possível conferir as recomendações específicas para cada documento na tabela de temporalidade do Arquivo Nacional (veja os documentos da Educação Básica a partir da página 30).

Vale dizer que os arquivos podem ser digitalizados – seja em sistemas da rede, softwares dedicados a essa sistematização, em nuvem ou até organizados em planilhas no Google Drive. Aqui vale um cuidado: o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) adverte que “a eliminação do original não pode ser feita apenas porque ele foi digitalizado”. “A eliminação do documento original, bem como de sua cópia digital, dependerá de uma avaliação prévia que definirá seu prazo de guarda e sua destinação”, aponta o Conarq. Isso porque o suporte eletrônico não garante necessariamente a preservação do documento. Os equipamentos e softwares podem quebrar ou ficar ultrapassados.

“É legal disponibilizar documentos digitais como, por exemplo, atestados de matrícula e frequência”, diz Vivian. A rede de ensino público do estado do Paraná conta um aplicativo chamado Escola Paraná Alunos. Por meio dele, tanto os estudantes quanto seus responsáveis podem consultar a grade de aulas, notas e eventos escolares, como reuniões, entrega de trabalhos e provas. “Para tanto, é necessário que as escolas que fornecem documentos de comunicação prestem atenção à segurança digital, utilizando criptografia, monitorando seus servidores e bancos de dados”, afirma a especialista do Senac. Por esse cuidado, uma opção é verificar se a rede já possui algum sistema que pode ser utilizado para o atendimento online da comunidade. Para a organização interna, é possível usar ferramentas como o Google Drive e Google Documents para se organizar ou até mesmo planilhas de Excel.

Pensando em uma planilha para organizar os dados dos alunos, por exemplo, além de sistematizar informações como nome, endereço, série, data de ingresso na instituição é possível incluir links para outros documentos digitalizados – como os históricos escolares. Esses documentos podem ser digitalizados no formato PDF. Após a digitalização, basta fazer o upload no Google Drive e incluir o link gerado na planilha. É uma opção ágil para consulta de dados.

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Para Maura Barbosa, as escolas ainda usam muito papel, mas o movimento de recorrer ao digital está crescendo. “A tecnologia facilita na hora de encontrar os documentos, mas cada escola opta pelo que funciona melhor na sua realidade”, pondera. “Seja em papel ou virtual, ela precisa estar em ordem”.

Qual é a melhor forma de organizar os documentos?
Vivian Staroski destaca que na hora de classificar os arquivos é importante considerar as necessidades da instituição. Há diversas formas para fazer essa organização: por data, ordem alfabética ou tipo de arquivo. “A localização dos documentos pode ser facilitada pelo uso de cores ou de etiquetas nas diferentes pastas. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente o documento necessário evitando perdas ou extravios”, sugere a professora do Senac. Além disso, a organização deve ser constante. Não adianta esperar a papelada acumular ao final de cada semestre para fazer uma organização geral. Esses momentos até podem acontecer: mas essa é a hora de ver o que já cumpriu sua função e está na hora de ser descartado, o que pode ir para um arquivo morto em outro espaço da escola e rever a forma de organização. Os documentos recebidos ou gerados devem ser organizados na secretaria e na sala dos gestores assim que estiverem liberados. “É essencial criar entre os funcionários uma cultura de organização e limpeza”, diz Vivian. Ela aponta que a secretaria é, muitas vezes, o primeiro contato de um aluno ou responsável com a escola, portanto deve ser o cartão de visitas da instituição. “O ambiente deve estar sempre arrumado para passar uma boa impressão a quem chega lá”.