Como a secretaria deve se organizar já para o 2° semestre?

Enquanto os professores se preparam para encerrar o primeiro semestre letivo, a equipe da secretaria municipal de educação já precisa organizar os próximos meses das escolas. Ouvimos os especialistas do Conviva e o presidente da Undime Rio Grande do Sul, o Dirigente Municipal de Educação de Rio Grande (RS), André Lemes da Silva, e elegemos as ações prioritárias das secretarias para que nada fique para trás:

Acompanhar receitas e despesas
Em momentos de muitos gastos e pouca receita, estar atento aos recursos é essencial (saiba mais na área Orçamentária e Financeira). “A secretaria precisa monitorar a verba disponível mês a mês e fazer estimativas para os períodos seguintes. Em nosso município, por exemplo, junho é momento de pagamento da primeira parcela do décimo terceiro dos profissionais da educação e no segundo semestre há os custos com a segunda parcela e as férias. Essas e outras despesas precisam ser contabilizadas para que os demais compromissos sejam também cumpridos”, indica André.

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Ele salienta outra ação que deve ser contemplada pelo dirigente: a criação do CNPJ próprio até 27 de julho, conforme orientação do FNDE, (leia detalhes nesta reportagem). Segundo a regra, quem não cumprir com o prazo está sujeito às penalidades a serem impostas pelos órgãos de fiscalização e controle (Controladoria Geral da União, Ministério Público e Tribunal de Contas) quanto à aplicação dos recursos do Fundeb.

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No site do Conviva, a Ferramenta de Receitas e Despesas permite que você preencha suas informações e faça um acompanhamento constante da situação e da evolução das contas para que, se for necessário, possa redefinir as ações que estão por vir (as imagens que ilustram esta reportagem são registro de Novo Horizonte/BA, município vencedor da Ação de Reconhecimento do Conviva em 2015).

Revisar o calendário escolar
Em alguma das suas escolas as aulas precisaram ser interrompidas momentaneamente no primeiro semestre? Houve paralização dos profissionais, imprevistos ou reformas que alteraram os dias letivos? Então adapte o que for necessário no Calendário do próximo semestre e organize já as reposições (leia mais na área de Estrutura e Documentação).

No site do Conviva, a Ferramenta Calendário permite fazer cálculos automáticos dos dias letivos, marcar eventos e enviar a cada uma das escolas.

Verificar cardápios e estoques de produtos
Para que o segundo semestre comece com tudo em ordem, é essencial conferir quais itens alimentícios foram utilizados, a quantidade disponível em estoque e o que precisa ser adquirido. Revise os cardápios para fazer alguma adaptação relativa à sazonalidade, mantendo a qualidade e a variedade necessárias e, se possível, otimizando recursos.

Em relação aos outros produtos necessários nas escolas, como materiais de uso dos estudantes ou para limpeza, verifique a quantidade disponível em estoque. Com base nos usos do primeiro semestre, estime o quanto será usado nos próximos meses e se é necessário encaminhar uma nova licitação de compra (leia mais na área de Gestão da Alimentação Escolar e de Gestão Administrativa).

Na Ferramenta de Cardápio, no site do Conviva, os profissionais organizam as refeições que serão servidas, respeitando as características nutricionais necessárias para cada faixa etária e quais cardápios devem ser seguidos por cada escola. Na Ferramenta de Estoques, controle os produtos disponíveis e o que precisa ser adquirido.

Adaptar as rotas de transporte escolar
Sabendo que o ingresso de novos estudantes e as transferências entre escolas são constantes, o transporte escolar precisa ser revisto para atender corretamente a demanda (leia mais na área de Gestão do Transporte Escolar). Veja se é importante corrigir rotas já ativas e, paralelamente, organize momentos de escuta das famílias e comunidades para traçar um diagnóstico dos pontos a melhorar. Aproveite os dias de recesso do meio do ano para providenciar manutenção dos veículos, renovação de documentação e formação dos condutores. Planeje o segundo semestre já, levando em conta alguma mudança de datas, escolas ou horários.

Na Ferramenta de Rotas do Transporte Escolar, é possível localizar no mapa a casa dos estudantes, as escolas, organizando os melhores percursos entre os pontos e otimizando custo e tempo.

Analisar os espaços escolares
A secretaria municipal de educação precisa estar atenta para verificar se os espaços escolares estão adequados para os momentos de ensino e aprendizagem (leia mais na área de Gestão Pedagógica). Classificar as melhorias necessárias nos espaços de acordo com o que é manutenção, prevenção, urgência e emergência colabora para a construção de um cronograma e priorização de custos. “O recesso entre o primeiro e o segundo semestres é um período curto, mas que em Rio Grande aproveitamos para fazer as limpezas mais pesadas. Também é importante verificar a necessidade de realizar ajustes em telhados, limpeza de caixas d’água e refazer a pintura, por exemplo, enquanto a escola está mais vazia”, indica André.

Lembre-se: espaços adequados são essenciais para que as crianças aprendam e professores consigam exercer sua função com qualidade. Por isso, direcione os recursos da secretaria com a intenção de que as ações planejadas ou os serviços contratados sejam importantes para aquela comunidade.

Na Ferramenta de Espaços Escolares, a secretaria encontra um roteiro de visita às escolas, favorecendo que a análise dos locais traga informações suficientes para um planejamento das melhorias nas escolas.

 

*Este texto foi publicado originalmente na plataforma Conviva Educação e adaptado para o site de Gestão Escolar 

Conviva Educação é uma iniciativa da Undime e 12 instituições criada em 2013 para apoiar os Dirigentes Municipais de Educação no trabalho cotidiano. Há conteúdos, ferramentas e áreas de trocas de experiências disponibilizadas gratuitamente. Para conhecer, acesse: www.convivaeducacao.org.br.

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